RECRUTAMENTO
Secretaria Executiva
Requisitos / Habilidades
- Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante
- Proficiente em MS Office e software “back-office” (por exemplo, ERP)
- Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
- Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de comunicação
- Excelente habilidade organizacional e de gestão de tempo
- Notáveis habilidades de comunicação e negociação
- Integridade e confidencialidade
- Diploma em administração de empresas ou áreas afins
- Bom conhecimento da língua Inglesa falado e escrito e capacidade para fazer traduções.
Principais Responsabilidades
- Manter a agenda do executivo e dar apoio no planeamento de compromissos, reuniões de direção, conferências etc.
- Participar de reuniões e redigir atas
- Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência a contabilidade
- Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
- Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído
- Capacidade de elaborar documentos e traduções
- Coordenar os calendários diários dos Executivos.
- Organizar e agendar reuniões, viagens, compromissos e eventos dos executivos.
- Revisar as práticas operacionais e administrativas, e implementar melhorias quando necessário;
- Identificar e atender às necessidades dos executivos e executar tarefas administrativas para garantir que o fluxo de trabalho na empresa funcione sem problemas.
- Assegurar a logística e todos arranjos das salas de reuniões dos executivos.
- Lidar e priorizar telefonemas, e-mails e toda a correspondência de saída ou entrada (Relatórios, cartas, pacotes etc.), e fazer o direcionamento quando apropriado.
- Lidar com documentos confidenciais, garantir que permaneçam seguros.
- Realizar/Solicitar pesquisas, montar e analisar dados para elaborar relatórios regulares, documentos e atualizar bancos de dados internos.
- Criar, arquivar, organizar e recuperar documentos de referência ou processos, em todo o sistema de arquivo eletrônico.
- Actuar como ponto de contato entre executivos internos e externos, e funcionários/clientes facilitando a comunicação interna (por exemplo, reunir e distribuir informações, recomendações e agendar reuniões de esclarecimentos e apresentações)
PROCESSO DE CANDIDATURA
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