Manter a agenda do CEO e auxiliar no planeamento de compromissos, reuniões, conferências, viagens e eventos.
Elaborar, garantir a organização e gestão de atas.
Manter registos eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis.
Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme solicitação do CEO.
Elaborar diversos documentos e efetuar traduções.
Identificar e atender às necessidades do CEO e executar tarefas administrativas para garantir que o fluxo de trabalho na empresa funcione sem constrangimentos.
Assegurar a logística e todos arranjos das salas de reuniões.
Lidar e priorizar telefonemas, e-mails e toda a correspondência de saída ou entrada (Relatórios, cartas, pacotes etc.), e fazer o direcionamento quando apropriado.
Lidar com documentos confidenciais, garantir que permaneçam seguros.
Realizar/Solicitar pesquisas, montar e analisar dados para elaborar relatórios regulares, documentos e de dados internos.
Actuar como ponto de contato do CEO e intervenientes internos e externos facilitando a comunicação interna (por exemplo, reunir e distribuir informações, recomendações e agendar reuniões de esclarecimentos e apresentações).
Dar suporte aos executivos durante as viagens em serviço .
Alinhamento e coordenação com o segurança e motorista do CEO, garantir que os meios do CEO tenham sempre os documentos actualizados e organizados (com o departamento serviços gerais) e também toda logística dos carros bem como da sala do CEO.
Deve ser detalhista e ter atenção aos pormenores.
Elaborar relatórios, sumários executivos, etc.
Licenciatura em áreas Administrativas / Gestão.
Bons conhecimentos de informática na óptica do utilizador.
Experiência comprovada como secretaria executiva ou função administrativa semelhante.
Conhecimento básico de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do sector relevante.
Fluente na língua Portuguesa.
Bons conhecimentos de Inglês – falado e escrito.
Experiência mínima de 3 anos em funções similares.
Espírito de autonomia, iniciativa e dinamismo.
Sentido de responsabilidade, perseverante e com fortes capacidades de auto motivação.
Excelente capacidade de comunicação e de relacionamento interpessoal.
Rigor, dinamismo e capacidade de organização e de trabalhar sob pressão.
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