Sobre a vaga
Perfil da Empresa
A Oceaneering é uma fornecedora global de serviços e produtos de engenharia, principalmente para a indústria de energia offshore. Desenvolvemos produtos e serviços para uso durante todo o ciclo de vida de um campo petrolífero offshore, desde a perfuração até o descomissionamento. Operamos a principal frota mundial de ROVs de classe profissional. Além disso, somos líderes em serviços de manutenção de campos petrolíferos offshore, umbilicais, hardware submarino e ferramentas. Também usamos experiência em tecnologia aplicada para atender às indústrias de defesa, entretenimento, manuseio de materiais, aeroespacial, ciência e energia renovável.
Resumo da Posição
Propósito
Adquirir conhecimento, experiência de trabalho e ser capaz de fornecer apoio administrativo e de secretariado ao Departamento de Operações de Inspeção e garantir que as tarefas delegadas sejam executadas de forma eficiente.
Dentro das responsabilidades estão a gestão e coordenação das tarefas administrativas diárias do Departamento IMDS.
Deveres e Responsabilidades
Funções
Essencial
- Correspondência do Projeto.
- Administração em nome do Gerente Sênior do IMDS e Gerentes de Operações.
- Preparação de apresentações em Power Point.
- Auxiliar no gerenciamento de requisitos de viagem.
- Redigitar ou Traduzir Procedimentos do Projeto.
- Elaboração de Operações de Inspeção/Manuais Técnicos Relacionados a Projetos –
- Elaboração e emissão de Documentação de Segurança,
- Recolha e distribuição de correio de entrada/saída,
- Fotocópia e distribuição de memorandos, manuais, informações técnicas, etc., conforme necessário,
- Estabelecer e manter sistema(s) de arquivamento adequado para: – Arquivamento de Projetos – Arquivos de Correspondência,
- Agendamento de reuniões e compromissos (Agendamento de entrevistas),
- Tomar notas e atas em reuniões,
- Encomendar e fazer inventário de material de escritório (Controle de estoque),
- Preparação de documentos para reuniões e viagens de negócios,
- Processamento e direcionamento de correio e recebimento de pacotes ou entregas,
- Cumprimentar e direcionar visitantes e novos funcionários para a organização,
- Escrever e emitir e-mails para equipes e departamentos em nome de equipes ou funcionários seniores,
- Pesquisa e reserva de viagens para membros do pessoal,
- Encontrar maneiras de melhorar os processos administrativos no departamento,
- Lista de Contatos do Pessoal do IMDS,
- Gerenciamento da Lista de Equipamentos de TI do IMDS / Rastreador de Dados Móveis Mensal (planilha Excel),
- Auxiliar com documentos de solicitação de licença de área.
- Fotocópia e impressão de documentos em nome de outros colegas.
- Gerenciar sistema de arquivamento e manter-se atualizado (SharePoint),
- Gerenciar, controlar e atualizar o relatório de Despesas de Treinamento do Projeto em (SharePoint) alinhado com o rastreador de relatório de custo de Treinamento para o Departamento IMDS,
- Suporte ao Coordenador de Treinamento com a população de dados no rastreador Digital Logbook,
- Auxiliar no gerenciamento de TLD.
Não essenciais
- A lista de funções não é exclusiva ou exaustiva e o titular do cargo será obrigado a realizar tarefas que possam ser razoavelmente esperadas no âmbito do cargo
- Auxiliar com quaisquer outras tarefas conforme e quando necessário
- Realizar projetos específicos conforme instruções da gerência
Segurança
Assegurar que as políticas e procedimentos de segurança sejam compreendidos e cumpridos na medida do razoavelmente possível para garantir um ambiente de trabalho seguro.
Participar ativamente de reuniões de segurança e palestras de caixa de ferramentas conforme exigido pela empresa e cliente.
Garantir que todos os procedimentos de Segurança sejam sempre seguidos e que a documentação exigida seja mantida atualizada.
Outros__________
Realizar trabalhos de acordo com os Sistemas de Saúde, Segurança, Meio Ambiente e Qualidade da Empresa.
Executar as tarefas atribuídas com a devida diligência em relação aos Sistemas de Gestão Integrados da Empresa.
Eliminar desperdícios de qualquer forma, sugerir o uso de substâncias e práticas mais ecológicas e contribuir para a melhoria contínua do meio ambiente.
Responsabilidades de Supervisão
- Este cargo NÃO tem responsabilidades diretas de supervisão.
Relacionamento de Relatórios
Anexe organograma, se disponível.
Qualificações
Qualificações
Para executar este trabalho com êxito, você deve ser capaz de executar cada uma das funções essenciais listadas abaixo satisfatoriamente. Os requisitos abaixo são representativos dos conhecimentos, habilidades e/ou habilidades exigidas. Podem ser feitas adaptações razoáveis para permitir que as pessoas com deficiência desempenhem funções essenciais.
Necessário
- HNC (ou equivalente) em Estudos de Secretariado / Competências Empresariais
NOTA: N/A
DESEJADO
- Certificação de especialista Microsoft
Conhecimentos, habilidades, habilidades e outras características
- Fluente em leitura e escrita de inglês. (E)
- Diploma de Ensino Médio ou equivalente, Certificação mínima de 12 anos (E)
- Experiência mínima de 2 anos em ambiente de escritório (E)
- Familiarizado com sistemas/procedimentos de QA/QC. (P)
- Experiência anterior em coaching e mentoring.
- Conhecimento prático de ternos de escritório da Microsoft. (E)
- Excelente atendimento e relacionamento com o cliente (P)
- Dá e recebe feedback construtivo durante as atividades de coaching e mentoring. (E)
- Garante que a comunicação regular e consistente ocorra dentro do grupo de trabalho. (E)
Condições de trabalho
Este cargo é considerado Trabalho Indoor que se caracteriza da seguinte forma:
- Baseado no Office
Atividade Física/Requisitos
As demandas físicas aqui descritas são representativas daquelas que devem ser atendidas por um funcionário para desempenhar com sucesso as funções essenciais desse trabalho. Podem ser feitas adaptações razoáveis para permitir que as pessoas com deficiência desempenhem as funções essenciais.
Esta posição é considerada MÉDIA trabalho.
OCASIONAL
FREQUENTE
CONSTANTE
- Elevador 20-50 libras
- Trabalhe em espaços confinados, ajoelhe-se, pule, corra, trabalhe deitado de bruços/costas, engatinha e use movimentos repetitivos dos braços e das mãos
- Identificar diferenças de cor
- Use EPIs para proteção da pele
- Elevador 10-25 libras
- Suba escadas/escadas, levante-se, equilibre-se, stoop, agachamento, alcance e levante/carregue objetos
- Torça o corpo, sente-se com as costas apoiadas, cabeça para frente/flexionada, cabeça inclinada/girada e trabalhe com os braços estendidos sobre a cabeça.
- Operar um veículo a motor
- Levante até 10 libras
- Use proteção de EPI para corpo, visão e proteção auditiva
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