Common Services Associate

Descrição do Trabalho

Contexto

No âmbito do escritório nacional e como parte do papel do PNUD como agência coordenadora dos Serviços Comuns, o posto de Assistente de Serviços Comuns garante uma gestão eficaz e eficiente de atividades operacionais e logísticas inter-relacionadas nas áreas de administração geral, instalações comuns e serviços operacionais para as Agências da ONU, preparação do orçamento de serviços comuns e monitorização da execução e recuperação de custos e serviços do complexo do escritório. O Assistente de Serviços Comuns trabalha em estreita colaboração com a Equipa de Gestão Operacional (que representa as Agências da ONU) para garantir a prestação consistente de serviços na gestão de serviços comuns e instalações comuns. Ele/Ela supervisiona o Escriturário de Manutenção das instalações comuns e a Rececionista da ONU.

Deveres e Responsabilidades

O Assistente de Serviços Comuns desempenha as seguintes funções:

• Coordenação e Administração de Serviços Comuns
• Aconselhar a Gestão do PNUD sobre questões relacionadas com serviços comuns e fornecer aconselhamento em todas as áreas dos serviços comuns.
• Preparar o Plano de Trabalho Anual dos Serviços Comuns para revisão pelo PNUD antes da submissão à OMT para revisão e aprovação e garantir a sua implementação.
• Manter e atualizar documentos e registos (por exemplo, Memorandos de Entendimento, plantas de edifícios, contratos de serviços comuns, registos de consumo de energia, orçamento anual e acordos de recuperação de custos, etc.).
• Fornecer serviços de apoio de secretariado à Equipa de Gestão Operacional (OMT), incluindo: agendar reuniões, redigir atas de reuniões, acompanhar tarefas, manter contato próximo com o Presidente da OMT.
• Controlo de Qualidade: Garantir que os clientes dos serviços comuns utilizam documentos/formulários e procedimentos padronizados, verificar se estes são seguidos e fornecer orientação quando necessário.
• Submeter relatórios de negócio regulares ao Analista de Operações e ao Presidente da OMT sobre o estado dos serviços prestados e custos, incluindo tendências e análise de desempenho, monitorização de recursos e resultados alcançados.
• Ligar com departamentos governamentais, Agências da ONU e contratantes em questões relacionadas com as instalações.
• Planeamento, Orçamentação e Relatórios
• Ligar com todas as Agências para apoiar a preparação do orçamento anual, garantindo a correta alocação entre as agências com base nos direcionadores de custos relevantes. Garantir que o número de funcionários e o espaço ocupado por todas as agências sejam refletidos com precisão no orçamento.
• Preparar as faturas das instalações comuns para todas as agências participantes e garantir o acompanhamento regular para o recebimento atempado das contribuições.
• Acompanhar as despesas relacionadas com os serviços comuns e preparar relatórios de despesas mensais para o PNUD, em preparação para a apresentação de relatórios trimestrais às agências participantes através da OMT.
• Apoiar a gestão, monitorizando e reportando as contribuições das agências para os orçamentos dos serviços comuns, para permitir um planeamento financeiro preciso.
• Produzir reconciliações mensais de despesas para fornecedores de serviços comuns e garantir o processamento atempado dos pagamentos aos fornecedores junto das Finanças.
• Serviços ao Cliente e Gestão de Feedback
• Monitorizar o feedback dos clientes para garantir a satisfação.
• Acompanhar os pedidos de serviço para identificar tendências e melhorar a prestação de serviços.
• Gestão de Instalações e Espaço
• Manter dados sobre as atribuições de espaço e atualizar quaisquer alterações de ocupação, comunicar à OMT para tomada de decisão sobre ajustes orçamentais e contribuições das agências.
• Supervisionar os calendários de renovação, limpeza, pintura, fumigação e certificar os pagamentos.
• Ligar com o proprietário para garantir o funcionamento eficaz dos elevadores, questões de estacionamento, acessibilidade ao complexo e outros aspetos relacionados.
• Responsável pela gestão das reservas das salas de conferência das instalações comuns, utilizando a plataforma de reservas da ONU.
• Garantir o funcionamento ideal do edifício da ONU.

O titular desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional consideradas necessárias para o funcionamento eficiente do Escritório e da Organização.

Arranjo Institucional

Sob a orientação e supervisão do Analista de Operações, o titular garante serviços de instalações comuns seguros, viabilizadores e económicos para o Edifício da ONU em Luanda. O Assistente de Serviços Comuns promove uma abordagem focada no cliente, na qualidade e orientada para resultados no escritório.

Competências

Fundamentais
Alcançar Resultados: NÍVEL 2: Ampliar soluções e simplificar processos, equilibrar velocidade e precisão na execução do trabalho.
Pensar Inovadoramente: NÍVEL 2: Oferecer novas ideias/aberto a novas abordagens, demonstrar pensamento sistémico/integrado.
Aprender Continuamente: NÍVEL 2: Sair da zona de conforto, aprender com os outros e apoiar a sua aprendizagem.
Adaptar com Agilidade: NÍVEL 2: Adaptar processos/abordagens a novas situações, envolver outros no processo de mudança.
Agir com Determinação: NÍVEL 2: Capaz de perseverar e lidar com múltiplas fontes de pressão simultaneamente.
Envolver e Fazer Parcerias: NÍVEL 2: É facilitador/integrador, reunir pessoas, construir/manter coligações/parcerias.
Promover a Diversidade e Inclusão: NÍVEL 2: Facilitar conversas para colmatar diferenças, considerar na tomada de decisão.

Competências Transversais e Técnicas

Direção e Estratégia de Negócio:- Conhecimento de Negócio (Business Acumen)

• Conhecimento e compreensão das estruturas operacionais na organização e capacidade para fazer bons julgamentos e decisões rápidas dentro dessas estruturas.

Direção e Estratégia de Negócio:- Tomada de Decisão Eficaz

• Capacidade de tomar decisões de forma atempada e eficiente, de acordo com a sua autoridade, área de especialização e recursos.

Gestão de Negócio:- Gestão de Riscos

• Capacidade de identificar e organizar ações em torno da mitigação e gestão proativa de riscos.

Gestão de Negócio:- Satisfação do Cliente

• Capacidade de responder atempada e apropriadamente com um sentido de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e/ou soluções atempadas e de qualidade para satisfazer e compreender as reais necessidades dos clientes.

Gestão de Negócio:- Satisfação do Cliente

• Procurar formas de agregar valor para além das solicitações imediatas dos clientes. Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente.

Finanças:- Gestão de Contribuições

• Capacidade de receber, registar, reportar e gerir as contribuições recebidas.

Educação

Competências e Experiência Necessárias

Requisitos Mínimos de Educação

• Ensino Secundário é obrigatório ou
• Será dada a devida consideração a um diploma universitário (Licenciatura) em Administração de Empresas, Administração Pública, Engenharia Civil, Ciências Sociais ou qualquer área relacionada, mas não é um requisito.

Experiência

Anos mínimos de experiência profissional relevante

• Mínimo de 7 anos (com ensino secundário) ou 4 anos (com licenciatura) de experiência responsável em serviços comuns ou administração de operações, preferencialmente num ambiente de escritório multiagência ou multi-inquilino.

Experiência, Conhecimento e Competências

• Experiência em gestão de instalações e espaço, incluindo supervisão de manutenção, limpeza, renovações, segurança e operações de edifícios.
• Experiência em gestão de serviços ao cliente, incluindo acompanhamento de pedidos de serviço, recolha de feedback e implementação de medidas de melhoria de serviços.
• Experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.).
• Experiência na utilização de sistemas de gestão baseados na web e bom conhecimento em ERP, a ferramenta corporativa de trabalho do PNUD é uma vantagem adicional.
• Experiência na preparação de relatórios.
• Boas competências analíticas.
• Boas competências de comunicação e coordenação.
• Excelente espírito de equipa.

Critérios Desejáveis

• Experiência em orçamentação, acompanhamento de despesas e reconciliação financeira para serviços partilhados.
• Fortes competências interpessoais e capacidade de estabelecer e manter relações eficazes com pessoas num ambiente multicultural, com sensibilidade e respeito pela diversidade.

Idioma(s) Necessário(s)

• Bom conhecimento de Inglês, escrito e falado.
• Fluência em Português, escrito e falado.

Igualdade de oportunidade

Como empregador que oferece igualdade de oportunidades, o PNUD valoriza a diversidade como uma expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a candidatar-se a funções na organização. As nossas decisões de emprego baseiam-se no mérito e na adequação à função, sem discriminação.

O PNUD também está comprometido em criar um local de trabalho inclusivo onde todo o pessoal esteja capacitado para contribuir para a nossa missão, seja valorizado, possa prosperar e beneficiar de oportunidades de carreira abertas a todos.

Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade

O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, são submetidos a verificações relevantes e devem aderir aos respetivos padrões e princípios.

Direito de selecionar múltiplos candidatos

O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos deste anúncio de vaga. Podemos também reter candidaturas e considerar candidatos que se candidatam a esta posição para outras posições similares no PNUD, ao mesmo nível e com requisitos de descrição de cargo, experiência e educação semelhantes.

Alerta de fraude

O PNUD não cobra qualquer taxa em nenhuma fase do seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.