Descrição do Cargo
Contexto
O Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) é a principal organização das Nações Unidas que luta para acabar com a injustiça da pobreza, da desigualdade e das alterações climáticas. Trabalhando com a nossa vasta rede de especialistas e parceiros em 170 países, ajudamos as nações a construir soluções integradas e duradouras para as pessoas e para o planeta.
O PNUD está empenhado em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de género, nacionalidade e cultura. Os indivíduos de grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente encorajados a candidatarem-se. Todas as candidaturas serão tratadas com a mais estrita confidencialidade.
O PNUD não tolera a exploração e abuso sexual, qualquer tipo de assédio, incluindo assédio sexual, e discriminação. Por conseguinte, todos os candidatos selecionados serão submetidos a rigorosas verificações de referências e antecedentes.
O Assistente de Operações presta serviços de apoio à unidade de Operações do PNUD e ao projeto PSS, assegurando elevada qualidade de trabalho, conformidade com o POPP, precisão, eficácia, transparência, integridade e prestação de serviços atempada e devidamente registada/documentada. Ele/Ela promove uma abordagem orientada para o cliente e consistente com regras e regulamentos na Unidade.
O Assistente de Operações trabalhará em estreita colaboração com a equipa de operações e com o pessoal do Projeto PSS no escritório do país e com o pessoal do Programa do PNUD para trocar informações e assegurar uma prestação de serviços consistente.
Deveres e Responsabilidades
Apoio Administrativo e Operacional
- Prestar apoio administrativo e logístico geral ao Escritório do País e às equipas de programas/projetos.
- Organizar e manter sistemas de arquivo físico e digital em conformidade com as políticas de gestão de registos do PNUD.
- Elaborar correspondência de rotina e apoiar a preparação de documentação para reuniões e relatórios.
- Apoiar a gestão de inventário e ativos, incluindo a verificação periódica e etiquetagem de equipamentos.
Apoio à Aquisição/Procurement
- Auxiliar no processamento de pagamentos, assegurando a conformidade com as regras financeiras e os padrões de documentação do PNUD. Atuar como ponto focal para pagamentos a fornecedores de serviços de viagem.
- Prestar apoio administrativo aos processos de aquisição, incluindo a preparação de RFQs, RFPs, documentos de avaliação e comunicação com fornecedores.
- Manter registos e documentação relacionados com contratos, ordens de compra e pagamentos em formatos físico e eletrónico.
- Atualizar os registos de fornecedores.
- Auxiliar na obtenção e organização de cotações de múltiplos fornecedores.
- Preparar tabelas básicas de comparação de preços para apoiar a tomada de decisões informadas.
- Manter registos do desempenho dos fornecedores com base no feedback de projetos ou utilizadores finais.
- Ajudar a monitorizar prazos de entrega, responsividade e qualidade dos bens/serviços recebidos.
- Apoiar o processo de desalfandegamento (customer clearance), assegurando o pedido atempado de isenção de impostos e de certificados das autoridades reguladoras para bens importados, incluindo o acompanhamento dos pagamentos das faturas correspondentes.
- Estabelecer ligação com o ponto focal do INLS para confirmar a entrega eficaz de bens adquiridos aos armazéns designados pelo INLS.
Apoio a Recursos Humanos
- Auxiliar nos processos de recrutamento através da recolha de documentos como verificações de referências, verificações de antecedentes, agendamento de entrevistas e facilitação da integração (pedidos de identificação, preparação da secretária, indução) de novo pessoal.
- Manter registos atualizados do pessoal, como listas de funcionários, organograma, árvore de comunicação, etc.
- Apoiar outras tarefas relacionadas com Recursos Humanos conforme atribuídas.
O titular do cargo desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional consideradas necessárias para o eficiente funcionamento do Escritório e da Organização.
O Assistente de Operações trabalha sob a supervisão geral do Analista de Operações e supervisão direta do Associado de Aquisições, em colaboração com o Gestor do Projeto PSS. Ele/Ela colabora de perto com todas as unidades do escritório.
Competências
Alcançar Resultados:
NÍVEL 1: Planeia e monitoriza o seu próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega trabalho de qualidade dentro do prazo.
Pensar de Forma Inovadora:
NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é um solucionador de problemas pragmático, faz melhorias.
Aprender Continuamente:
NÍVEL 1: De mente aberta e curioso, partilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.
Adaptar-se com Agilidade:
NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida construtivamente com a ambiguidade/incerteza, é flexível.
Agir com Determinação:
NÍVEL 1: Demonstra impulso e motivação, capaz de agir com calma perante a adversidade, confiante.
Envolver e Parceirar:
NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão em relação aos outros, forma relações positivas.
Promover Diversidade e Inclusão:
NÍVEL 1: Aprecia/respeita as diferenças, consciente do preconceito inconsciente, confronta a discriminação.
Competências Transversais e Técnicas
Gestão de Riscos
-
Capacidade de identificar e organizar ações para mitigar e gerir proativamente riscos.
Satisfação do Cliente/Gestão de Clientes
- Capacidade de responder atempada e adequadamente com senso de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e/ou soluções oportunos e de qualidade para atender e compreender as necessidades reais dos clientes.
- Contribuir para o desenvolvimento da estratégia de serviço ao cliente.
- Procurar formas de agregar valor além dos pedidos imediatos dos clientes.
- Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente.
Comunicação
- Capacidade de comunicar de forma clara, concisa e inequívoca tanto por comunicação escrita como verbal; adaptar mensagens e escolher métodos de comunicação dependendo do público.
- Capacidade de gerir comunicações internas e externas, através dos meios de comunicação, redes sociais e outros canais apropriados.
Habilidades e Experiência Requeridas
Educação:
- Conclusão do ensino secundário é obrigatória.
- Um diploma universitário em Administração de Empresas, Administração Pública, Gestão ou área afim é desejável e pode substituir parte da experiência.
Experiência:
- Mínimo de 5 anos (com ensino secundário) ou 2 anos (com licenciatura) de experiência relevante de apoio administrativo e/ou operacional é exigida numa organização do setor público ou privado.
- Experiência comprovada em administração, operações, aquisições, logística ou finanças.
- Experiência no processamento de pagamentos e manutenção de registos de contratos, ordens de compra e faturas.
- Experiência prévia com sistemas ERP (como Oracle PeopleSoft, Quantum) ou plataformas similares.
- Experiência no apoio a processos de aquisição em conformidade com políticas organizacionais (ex.: preparação de RFQs, RFPs, comunicação com fornecedores, apoio à avaliação de propostas).
- Experiência no apoio à logística de recrutamento (recolha de documentos, agendamento de entrevistas, integração).
- Experiência com o processo de desalfandegamento (customer clearance) é uma vantagem.
- Experiência em e-Procurement (aquisições eletrónicas) é uma vantagem.
- Experiência de trabalho com organizações de desenvolvimento internacional, agências da ONU ou ONGs é uma vantagem.
- Capacidade de trabalhar sob pressão e focado nos detalhes.
- Boas competências de trabalho em equipa.
Idioma(s) Requerido(s):
- Bons conhecimentos de Inglês, escrito e oral, são obrigatórios.
- Fluência em Português.
Igualdade de Oportunidades
Como empregador que promove a igualdade de oportunidades, o PNUD valoriza a diversidade como expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, encorajamos candidatos qualificados de todas as origens a candidatarem-se a funções na organização. As nossas decisões de emprego baseiam-se no mérito e na adequação à função, sem discriminação.
O PNUD também está empenhado em criar um local de trabalho inclusivo onde todo o pessoal está capacitado para contribuir para a nossa missão, é valorizado, pode prosperar e beneficiar de oportunidades de carreira que estão abertas a todos.
Assédio Sexual, Exploração e Abuso de Autoridade
O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Por conseguinte, todos os candidatos selecionados são submetidos a verificações relevantes e é esperado que adiram aos respetivos padrões e princípios.
Direito de Selecionar Múltiplos Candidatos
O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos deste anúncio de vaga. Também podemos reter candidaturas e considerar candidatos que se candidatem a este cargo para outras posições similares no PNUD ao mesmo nível de classificação e com descrição de cargo, experiência e requisitos educacionais semelhantes.
Alerta de Burla/Fraude
O PNUD não cobra qualquer taxa em qualquer fase do seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.
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