Operations Coordinator

Descrição da Função

As principais atividades/entregas para esta função serão:

• Auxiliar nas operações diárias da frota sob a sua responsabilidade, assegurando que todos os aspetos da operação são conduzidos de forma estruturada.
• Interagir com os agentes marítimos para assegurar que a documentação está em ordem, permitindo a entrada e saída atempada das embarcações em qualquer porto. Garantir que as embarcações operam em conformidade com as normas locais e internacionais aplicáveis.
• Elaborar relatórios diários, semanais e mensais precisos, conforme necessário, e garantir que são devidamente arquivados para uma fácil consulta.
• Assegurar que os manuais operacionais e as publicações estatutárias a bordo das embarcações estão atualizados. Providenciar o arquivo de cópias de todos estes documentos nos servidores do escritório.
• Verificar e acompanhar as requisições de compra enviadas pelas embarcações através do sistema NS5, garantindo a entrega atempada dos fornecimentos. Monitorizar se as requisições recebidas das embarcações estão alinhadas com os procedimentos de abastecimentos (procurement).
• Garantir a emissão de ordens de compra (POs) para todos os serviços, assegurando que estão em conformidade com as diretrizes de compras. Realizar o acompanhamento até à conclusão, garantindo o fecho das ordens de serviço/requisições (SO/SR) no sistema NS5.
• Monitorizar o desempenho dos subcontratados e fornecedores, reportando a informação ao Superintendente de Frota e às equipas de compras.
• Apoiar as equipas de Operações e Aprovisionamentos no que respeita aos fornecedores locais, incluindo o desenvolvimento de novos fornecedores na região.
• Lidar com as autoridades locais e com as entidades reguladoras em relação às atividades das embarcações, sempre que solicitado.
• Prestar apoio durante as trocas de tripulação, facilitando o acesso aos portos e terminais, quando necessário.