Receptionist

Sobre a Vaga

Rececionista

Luanda, Angola

Quem Somos

Somos líderes de mercado em serviços e investimentos imobiliários comerciais e fornecemos um conjunto integrado de serviços imobiliários de alta qualidade aos nossos clientes em toda a África e Médio Oriente, incluindo gestão de instalações, consultoria e serviços transacionais e gestão de projetos.

Damos suporte maioritariamente a clientes corporativos que adquirem os nossos serviços com base contratual em todo o Médio Oriente e África – e até globalmente, dependendo da sua carteira.

Gerimos a manutenção de Centros de Dados e estamos comprometidos com a prestação de um serviço de manutenção de engenharia crítica eficiente e eficaz. A função principal é garantir 100% de tempo de atividade dos serviços de engenharia para assegurar zero impacto nas operações de negócio do cliente.

Por Que Escolher-Nos

Imagine mais do que apenas o futuro do trabalho; com a CBRE Excellerate, pode criá-lo. Como parte da nossa potência global, encontrará uma cultura que promove uma mentalidade empreendedora, onde o seu melhor trabalho não é apenas incentivado, mas celebrado. Colabore com indivíduos talentosos, aproveite o apoio de recursos incomparáveis e desfrute da jornada enquanto cresce pessoal e profissionalmente.

Sobre a Função

Estamos à procura de um(a) Rececionista altamente organizado(a) e orientado(a) para o cliente para ser o primeiro ponto de contacto para todos os indivíduos que entram nas instalações.

São necessários candidatos sem período de pré-aviso para atender à urgência desta vaga!

Nesta posição, terá um papel crucial na garantia de operações diárias suaves, prestando apoio administrativo essencial e coordenação de instalações.

Irá cumprimentar visitantes, gerir chamadas recebidas e auxiliar numa variedade de tarefas administrativas, enquanto apoia a equipa de instalações com funções de coordenação. Gerindo estas responsabilidades de forma eficaz, ajudará a criar um ambiente acolhedor para clientes, funcionários e visitantes, contribuindo para uma experiência positiva e para a eficiência geral do local.

O Que Irá Trazer

• Formação e Experiência:

  • 12.º Ano (Certificado de Ensino Secundário)

  • Certificações adicionais em administração de escritórios ou gestão de instalações são uma vantagem

  • Pelo menos 2 anos de experiência relevante numa função de rececionista, administrativa ou de atendimento ao cliente, idealmente num ambiente de gestão de instalações ou corporativo

  • Experiência numa função virada para o cliente ou de front-desk é altamente desejável

• Competências Necessárias:

  • Fortes competências administrativas com atenção ao detalhe

  • Etiqueta telefónica profissional e competências de comunicação

  • Excelentes competências de comunicação verbal, com capacidade de interagir em todos os níveis de gestão

  • Proficiente no software de escritório padrão (Microsoft Office Suite, email e software de agendamento)

• Conhecimento Necessário:

  • Compreensão básica dos protocolos de saúde e segurança, incluindo procedimentos de emergência

  • Conhecimento de tarefas básicas de gestão de instalações, incluindo o tratamento de pedidos de manutenção e a coordenação de logística de escritório

  • Familiaridade com procedimentos de segurança, registo de visitantes, sistemas de controlo de acesso e confidencialidade

• Competências Comportamentais Necessárias:

  • Fortes competências de comunicação

  • Alta drive e níveis de produtividade

  • Mentalidade orientada para o cliente e para a qualidade

  • Precisão e atenção ao detalhe

  • Capacidades de resolução de problemas e tomada de decisão

As Suas Principais Responsabilidades

Será responsável pelo seguinte:

• Funções de Receção e Front Desk

  • Cumprimentar visitantes, funcionários e contratados de forma profissional e acolhedora

  • Gerir os registos de entrada de visitantes e direcioná-los para o local correto, mantendo registos precisos

  • Atender e encaminhar chamadas telefónicas para os departamentos apropriados, tomando recados quando necessário

  • Receber, triar e distribuir correio, encomendas e entregas às partes relevantes

• Apoio Administrativo

  • Agendar compromissos, reuniões e eventos, garantindo a ausência de conflitos de agenda

  • Inserir e atualizar dados como registos de visitantes, relatórios de incidentes e informações relacionadas com o local

  • Organizar e arquivar documentos (físicos e eletrónicos) para fácil acesso e recuperação

  • Redigir emails, cartas e outros documentos conforme necessário

• Coordenação de Instalações

  • Servir como o principal ponto de contacto para questões relacionadas com as instalações ou pedidos de manutenção

  • Supervisionar as reservas de salas de reuniões e garantir que estão totalmente equipadas com os materiais e tecnologia necessários

  • Monitorizar e encomendar material de escritório, incluindo papelaria, cartuchos de impressora e materiais de limpeza

  • Garantir que os procedimentos de segurança são comunicados aos visitantes e auxiliar com os protocolos de emergência quando necessário

  • Coordenar com contratados, fornecedores e terceiros para reparações ou instalações

  • Auxiliar na organização de eventos da empresa, reuniões ou conferências realizadas no local

  • Garantir que o equipamento de escritório (ex.: fotocopiadoras, impressoras) está a funcionar e bem mantido

  • Apoiar os gestores de instalações na geração de relatórios regulares sobre o desempenho do edifício e a utilização do escritório

Se é orientado(a) para o detalhe, prospera num ambiente dinâmico e tem excelentes competências de comunicação, esta é uma oportunidade emocionante para se juntar à nossa equipa e causar um impacto significativo.