Sobre a vaga
Secretária Executiva
Localização
Luanda – Angola
Descrição da Vaga
Assessorar a Administração em contexto laboral, através da prestação de auxílio na organização da agenda e atendimento externo.
Responsabilidades
- Gerir e coordenar o calendário do Director Geral e da Administração, incluindo compromissos, reuniões e viagens;
- Organizar reuniões internas e externas, assegurando todos os requisitos logísticos: local, equipamento, apresentações e preparação de agendas;
- Redigir e circular agendas, elaborar actas e pontos de acção, e comunicar lembretes e confirmações de reuniões;
- Organizar viagens e logística da Administração, incluindo voos, vistos, hotel, acomodação, aluguer de viatura, horários e reembolso de despesas;
- Coordenar e responder às comunicações recebidas pela Administração, incluindo chamadas, e-mails e correspondência física;
- Elaborar relatórios, apresentações e documentos de alta qualidade, conforme solicitado pela Administração;
- Comunicar informações e actualizações relevantes às unidades de negócio, por instrução da Administração;
- Garantir um sistema eficiente de arquivo físico e electrónico, com recuperação rápida de documentos;
- Assegurar a gestão e controlo da documentação legal, técnica e operacional da empresa;
- Estabelecer contacto com fornecedores, parceiros, clientes e entidades externas (incluindo organismos públicos e alfândegas), em representação da Administração;
- Apoiar na gestão e acompanhamento de contratos, propostas e documentação comercial;
- Garantir a confidencialidade e o tratamento criterioso de toda a informação sensível da organização.
Requisitos
FORMAÇÃO ACADÉMICA
- Frequência universitária ou licenciatura em Gestão, Administração, Secretariado ou áreas similares
EXPERIÊNCIA
- 3 (três) anos de experiência em funções similares.
COMPETÊNCIAS TÉCNICAS
- Capacidade de escrita formal e comunicação administrativa
- Organização e gestão documental
- Inglês fluente (factor eliminatório)
- Informática na óptica do utilizador
COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
- Orientação para a acção
- Visão de negócios
- Elevado sentido de responsabilidade e confidencialidade
- Rigor e atenção ao detalhe
- Boa capacidade de planeamento e cumprimento de prazos
- Proactividade e autonomia na execução das tarefas
PREFERÊNCIAS ADICIONAIS
- Residente preferencialmente em Viana, Zango, Kilamba ou Sequele.
- Titular de carta de condução (obrigatório)
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