Visão geral do trabalho:
O recepcionista estabeleceu habilidades de recepcionista para realizar uma série de atividades do dia a dia. Eles podem reconhecer e resolver problemas típicos de Serviços Gerais com aprovação limitada da supervisão. Eles têm a tarefa de avaliar e selecionar soluções a partir de opções estabelecidas. Seu trabalho impacta diretamente sua equipe por meio da qualidade dos serviços ou das informações prestadas.
RESPONSABILIDADES Principais tarefas e responsabilidades:
• Fornecer tarefas de recepção para o escritório, que incluem lidar com todas as chamadas telefônicas e gerenciar todos os clientes internos e externos de maneira oportuna e profissional
• Receber e cumprimentar todos os visitantes profissionalmente e encaminhá-los calorosamente quando apropriado
• Manter o diário de bordo ou digital do visitante login
• Responsável pelos cartões de acesso de segurança da empresa, que incluem emissão e rastreamento de cartões de acesso de segurança diurnos/temporários
• Garantir a limpeza e arrumação da recepção, salas de reunião e área de exposição
• Registrar correspondência registrada/correio recebida
• Coletar e distribuir todos correspondência recebida e itens de correio (cobertura de backup)
• Lidar com solicitações de correio/correio locais e internacionais de saída
• Fornecer instruções/indução de segurança para visitantes externos e/ou transferidos entre áreas em atribuições de curto/longo prazo
• Garantir todos os telefones/ramais as listas são mantidas atualizadas
• Garantir a manutenção adequada dos registros de manutenção do fornecedor do escritório
• Manter a arrumação da sala de impressão e da área de papelaria
• Auxiliar o(s) gerente(s) funcional(is) com aspectos administrativos de tempos em tempos
• Manter o sistema de reservas para salas de reunião
• Auxiliar com pedidos de catering e requisitos de configuração
• Criar ordens de serviço para registrar problemas de manutenção do edifício
• Gerenciar a integração de novos iniciantes, como imprimir crachá, atualizar registro de localização, documento de rosto, lista de telefones e instruções de login de novos usuários
• Auxiliar na administração geral do escritório e fornecer suporte ao departamento de RH (Recursos Humanos)
• Realizar tarefas ou atribuições ad-hoc conforme necessário QUALIFICAÇÕES Qualificações e educação essenciais:
• Graduação/Diploma de nível superior
• Mínimo de 3 anos de experiência administrativa relevante
• Habilidades organizacionais e de comunicação eficazes, ambas verbal e escrita
• Boa etiqueta ao telefone e excelentes habilidades de atendimento ao cliente
• Personalidade apresentável, agradável e alegre
• Forte senso de responsabilidade e atenção aos detalhes
• Independente; capaz de trabalhar sob supervisão mínima e executar tarefas ad-hoc
• Conhecimento prático de calendário e e-mail do Outlook, MS Word, Excel, documento do Word e PowerPoint Marcado como:
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