Sobre a vaga
Fundo
O Escritório do PNUD em Angola está implementando seu Documento do Programa Nacional (CPD) 2024-2028 em apoio ao Plano Nacional de Desenvolvimento do Governo de Angola (PDN 2023-2027) e à Agenda 2030. O programa apoia os esforços nacionais em direção à diversificação econômica inclusiva, melhor governança e sustentabilidade ambiental, com gênero, transformação digital e empoderamento dos jovens como facilitadores transversais.
Sob a orientação e supervisão direta do Analista de Suporte ao Programa, o Assistente do Programa fornece serviços de suporte administrativo e programático para a Equipe de Conformidade, Supervisão e Monitoramento do Programa (PCOM), garantindo alta qualidade e precisão do trabalho. O titular promove uma abordagem orientada para o cliente e para os resultados, consistente com as regras e regulamentos do PNUD.
Ele trabalha em estreita colaboração com as seções de Programa e Operações, Equipe de Supervisão do País do Escritório Regional (RSCOT) na resolução de questões complexas relacionadas ao programa e às operações.
Objetivo da posição
O Assistente de Programa é membro da equipe do PCOM e se reporta ao Analista de Suporte ao Programa – Chefe do PCOM e apóia o gerenciamento e a supervisão do programa para garantir que ele esteja em total conformidade com as Políticas e Procedimentos para Gerenciamento de Programas e Projetos e Regras e Regulamentos Financeiros relacionados. Ele / ela fornece suporte a atividades relacionadas à supervisão do gerenciamento de programas, garantia de qualidade e suporte consultivo, planejamento e previsão de mobilização de recursos e gerenciamento de dutos e garantia HACT.
O PNUD adota uma abordagem de portfólio para acomodar as necessidades de negócios em constante mudança e alavancar os vínculos entre as intervenções para atingir seus objetivos estratégicos. Portanto, espera-se que o pessoal do PNUD trabalhe em unidades, funções, equipes e projetos em equipes multidisciplinares, a fim de aprimorar e permitir a colaboração horizontal.
Deveres e responsabilidades
1. Apoio à Implementação e Supervisão do Programa para a obtenção dos seguintes resultados:
Apoiar a garantia da qualidade de todos os planos de trabalho anuais e planos que os acompanham através da aplicação da lista de verificação da garantia da qualidade e da convocação da equipa de garantia da qualidade;
Monitorar o desempenho de plataformas baseadas na web, como painéis de transparência, painel financeiro integrado e painel de conformidade do projeto, e interagir com o pessoal do programa e do projeto para resolver exceções em tempo hábil;
Apoiar os Oficiais de Projeto para fechar todos os projetos em tempo hábil, aderindo aos padrões e etapas corporativas;
Apoiar o exercício de monitoramento de garantia de qualidade no escritório, incluindo o uso do planejamento do projeto, atualizações de registro de riscos, etc;
Apoiar a unidade para acompanhar o progresso do programa do país e os resultados do Plano de Trabalho Integrado (IWP). Isso incluirá apoio para organizar as reuniões regulares de revisão do Programa de País;
Apoio na gestão das avaliações dos programas e dos programas nacionais no ERC;
Participar da revisão dos planos de trabalho do programa e do projeto e dos planos associados para garantir que priorizem os resultados do Programa do País, do Plano de Trabalho Integrado e dos Documentos do Projeto, incluindo as avaliações planejadas para o ano;
Apoio à ligação com a comunicação dos relatórios dos programas;
Auxiliar no acompanhamento de rotina da preparação de relatórios trimestrais e anuais, incluindo LPAC/Comitê Diretivo/Atas do Conselho do Projeto, Reuniões de Revisão e Relatórios de Visitas de Monitoramento;
Redigir correspondência de rotina e atas de reuniões;
Auxiliar no acompanhamento das atividades e marcos do programa no Plano de Trabalho Integrado (IWP) e nos documentos do projeto;
Auxiliar na coordenação de insumos para revisões, reuniões e relatórios do programa.
2. Fornecer apoio efetivo à gestão financeira do programa de representações no país para a obtenção dos seguintes resultados:
Processar pagamentos e garantir o envio atempado de pedidos de pagamento e documentos comprovativos;
Monitorar dados financeiros no Quantum, reconciliar erros e acompanhar transações pendentes;
Manter registros organizados e auditáveis de todas as transações financeiras relacionadas ao programa;
Estabelecer contato com a equipe de Finanças para garantir a documentação adequada e a codificação das despesas;
Coordenar os processos de aquisição e recrutamento, conforme exigido nas atividades do programa;
Colaborar com os Parceiros de Negócios Financeiros para implementar os Planos de Garantia de Qualidade de Transferência Harmonizada de Dinheiro (HACT) e manter registro de todos os relatórios de garantia de qualidade;
Analisar informações sobre doadores e elaborar perfis de doadores;
Acompanhar e relatar os recursos mobilizados e a utilização;
Garantir o alinhamento do orçamento com os recursos disponíveis;
Monitore os orçamentos de perto para evitar exceções orçamentárias e prepare revisões orçamentárias conforme necessário;
Revise os formulários FACE para adiantamentos e liquidações antes de enviá-los para aprovação;
Revise os contratos de contribuições e gerencie as contribuições no Quantum.
3. Facilitar a construção e o compartilhamento de conhecimento no Escritório do país para a obtenção dos seguintes resultados:
Auxiliar na coleta e disseminação de produtos de conhecimento e lições aprendidas;
Manter o sistema de arquivo de programas e garantir cópias impressas e registros eletrônicos atualizados no SharePoint, inclusive para acordos e respectivas alterações, documentos de projetos assinados, relatórios de projetos, atas de reuniões e relatórios de monitoramento;
Manter listas atualizadas de pontos focais do projeto, relatórios e calendário das principais entregas;
Participar de atividades de treinamento e auxiliar no onboarding de novos membros da equipe;
Fornecer contribuições para redes de conhecimento, comunidades de prática e plataformas digitais de conhecimento.
O titular desempenha outras funções dentro de seu perfil funcional, conforme considerado necessário para o funcionamento eficiente do Escritório e da Organização
Responsabilidades de supervisão/gestão: Nenhum
Competências
Competências essenciais:
Alcançar resultados: NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo.
Pense de forma inovadora: NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas / riscos conhecidos, é um solucionador de problemas pragmático, faz melhorias.
Aprenda continuamente: NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.
Adapte-se com agilidade: NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida construtivamente com a ambiguidade / incerteza, é flexível.
Aja com determinação: NÍVEL 1: Mostra motivação e motivação, capaz de entregar com calma diante da adversidade, confiante.
Envolva-se e faça parceria: NÍVEL 1: Demonstra compaixão / compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos.
Permitir diversidade e inclusão: NÍVEL 1: Apreciar/respeitar as diferenças, ciente do preconceito inconsciente, enfrentar a discriminação.
Competências multifuncionais e técnicas
Gestão de empresas:
Gerência de projetos
Capacidade de planejar, organizar, priorizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para atingir objetivos específicos.
Gestão de Negócios:
Satisfação do Cliente/Gestão de Clientes
Capacidade de responder atempada e adequadamente com sentido de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e/ou soluções atempadas e de qualidade para satisfazer e compreender as necessidades reais dos clientes;
Fornecer insumos para o desenvolvimento da estratégia de atendimento ao cliente;
Procure maneiras de agregar valor além das solicitações imediatas dos clientes;
Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente.
Desenvolvimento de negócios:
Geração de Conhecimento
Capacidade de pesquisar informações e transformá-las em conhecimento útil, relevante para o contexto ou responsivo a uma necessidade declarada;
Capacidade de aplicar conceitos existentes a novas situações e desenvolver novos conceitos para gerar soluções viáveis e novas abordagens;
Conhecimento de conceitos, modelos conceituais e teorias relevantes que podem ser úteis para abordar novas situações.
Gestão de Negócios:
Gestão de Riscos
Identifique e organize ações para reduzir, mitigar e gerenciar riscos de forma proativa.
Gestão de Negócios:
Gestão Baseada em Resultados
Capacidade de gerenciar a implementação de estratégias, programas e projetos com foco na melhoria do desempenho e resultados demonstráveis;
Conhecimento e compreensão de teorias, conceitos, metodologias, instrumentos e ferramentas relevantes.
Finanças:
Gestão de Orçamento
Capacidade de suportar aspectos orçamentários do processo de planejamento de trabalho, desenho e gerenciamento de orçamentos de equipe.
Aquisições:
Gestão de Contratos
Conhecimento de conceitos, princípios e métodos de gestão de contratos, e capacidade de aplicá-los a situações estratégicas e/ou práticas.
Habilidades e experiência necessárias
Educação:
É necessário o ensino secundário. Ou
Um diploma universitário em Administração de Empresas, Administração Pública, Economia, Ciências Políticas, Ciências Sociais ou áreas afins será devidamente considerado, mas não é um requisito.
Experiência:
É necessário um mínimo de 5 anos (com diploma do ensino médio) ou 2 anos (com diploma de bacharel) de experiência administrativa / gerencial ou de programa progressivamente responsável relevante, de preferência com uma organização internacional;
É necessária experiência no uso de computadores, pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.), pacotes de banco de dados e sistemas de gerenciamento baseados na web, como ERP (Quantum);
A experiência no processamento de pagamentos financeiros é uma mais-valia;
Experiência em gerenciamento de arquivos (SharePoint, MS Teams ou ferramentas semelhantes) é um trunfo;
A experiência no apoio à execução do programa é uma mais-valia;
A experiência no apoio à garantia da qualidade do programa é uma mais-valia;
A experiência no apoio às atividades de aquisição e recrutamento é uma vantagem;
Experiência em revisão e edição de documentos, capacidade de produzir relatórios de reuniões identificando as principais ações.
Requisitos de idioma
É necessária fluência em português e inglês.
Igualdade de oportunidades
Como empregador de oportunidades iguais, o PNUD valoriza a diversidade como expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a se candidatarem a cargos na organização. Nossas decisões de emprego são baseadas no mérito e na adequação para a função, sem discriminação.
O PNUD também está comprometido em criar um local de trabalho inclusivo, onde todos os funcionários tenham o poder de contribuir para nossa missão, sejam valorizados, possam prosperar e se beneficiem de oportunidades de carreira abertas a todos.
Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade
O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, passam por verificações relevantes e espera-se que cumpram os respectivos padrões e princípios.
Período de experiência
Para todas as novas nomeações a termo fixo (FTA) do PNUD, incluindo para funcionários transferidos ou destacados para o PNUD ao abrigo do Acordo Interorganizacional relativo à Transferência, Destacamento ou Empréstimo de Pessoal, numa nomeação de mais de um ano, a continuação da nomeação para além dos 12 meses iniciais está condicionada à conclusão bem-sucedida de um período probatório.
Direito de selecionar vários candidatos
O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos a partir deste anúncio de vaga. Também podemos reter inscrições e considerar candidatos que se candidatam a este cargo para outros cargos semelhantes no PNUD na mesma série e com descrição de cargo, experiência e requisitos educacionais semelhantes.
Alerta de fraude
O PNUD não cobra taxa em nenhuma fase de seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.