Coordenador de Escritório e Instalações

O Coordenador de Escritórios e Instalações é responsável por fornecer suporte administrativo e de instalações profissional, confidencial, eficiente e eficaz ao escritório da PR Angola.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Fornecer suporte administrativo ao Country Manager e outros membros da equipe

• Garantir que os sistemas de arquivo estejam estruturados e atualizados e de acordo com os padrões da PR Angola
• Reunir resumos de cartão de crédito e facilitar o processo de solicitação de cartão de crédito de novos funcionários
• Facilitar a distribuição de documentos e e-mails para as partes relevantes
• Lidar com a correspondência sobre assuntos funcionais de e para o(s) Gerente(s) Nacional(is), conforme delegado
• Manter um calendário de datas importantes para eventos que ocorrem e o calendário da sala de reuniões
• Garantir que as tarefas administrativas de rotina sejam concluídas de forma adequada e oportuna
• Garantir a manutenção de todos os materiais de escritório, equipamentos e móveis
• Organização de testes regulares de equipamentos elétricos
• Garantir que o escritório esteja sempre limpo e arrumado
• Organização de conferências, reuniões, almoço/jantar mediante reserva de local/sala de reuniões/restaurante
• Garantir que todas as informações relevantes (por exemplo, agendas, apresentação, material de apoio) estejam prontas antes da conferência/reunião
• Organizar todas as viagens locais e internacionais e arranjos de acomodação para todos os funcionários e partes externas que visitam Angola
• Criar e atualizar a lista de contatos para os principais contatos (empresas de marca, bancos, autoridades e diretores regionais)

Assistente pessoal do gerente nacional

• Auxiliar o Country Manager na redação de relatórios, implementação de sistemas e procedimentos
• Gerenciar a agenda do Country Manager, agendando reuniões e informando-o sobre as próximas reuniões
• Fazer atas para as reuniões do Country Manager, quando relevante
• Preparar apresentações em nome do Country Manager (quando relevante)
• Certifique-se de que a lista de contatos do Country Manager seja mantida e atualizada
• Garantir que as contas domésticas, os reparos e a manutenção do gerente nacional sejam feitos no prazo
• Garantir que os relatórios de despesas do Country Manager sejam preparados em tempo hábil

Tarefas ad hoc

• Apoio e implementação dos objetivos de C&R
• Apoio e implementação dos objetivos de saúde e segurança
• Auxiliar o RH na integração de novos funcionários e garantir que as ferramentas estejam disponíveis antes do início de novos ingressos
• Auxiliar o RH na organização de sessões/eventos de engajamento de funcionários

Engajamento e conformidade das partes interessadas

• Promover relacionamentos fortes com partes interessadas internas e externas
• Consultas de gerentes e outros funcionários responderam cortesmente, sem demora
• Consultas de pessoas externas tratadas profissionalmente e respostas (orais/escritas) organizadas
• Manter relacionamento produtivo com stakeholders externos
• Auxiliar as várias partes interessadas a garantir que todos os tópicos relacionados à conformidade sejam cumpridos de acordo com os protocolos do país/grupo

COMPETÊNCIAS-CHAVE E EXPERIÊNCIA

• Bacharelado em Administração de Empresas ou áreas afins
• Três (3) anos de experiência profissional em uma função semelhante
• Conhecimento e experiência no uso do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Habilidades de planejamento e organização
• Habilidades de gerenciamento de tempo
• Capacidade de manter a confidencialidade
• Habilidades interpessoais
• Habilidades de comunicação verbal e escrita
• Capacidade de prestar atenção aos detalhes
• Capacidade de manter a confidencialidade
• Capacidade de tomar iniciativa e ser pró-ativo
• Capacidade de ser flexível e adaptável