Sobre a vaga
Responsabilidades Funcionais:
I. Funções / Principais Resultados Esperados
2. Apoio ao planeamento e coordenação do projeto
- Gestão de serviços de suporte
- Gestão dos Serviços de Operações/Suporte do Escritório, nomeadamente Gestão de RH, Finanças, Compras, Serviços Logísticos, Administrativos e TIC – facilitando a prestação de serviços de apoio eficazes, eficientes e consistentes aos projetos e todas as atividades no âmbito do Escritório.
- Apoiar o Country Manager no estabelecimento das metas de gestão. Monitore suas conquistas
- Colabore com colegas relevantes para identificar a necessidade, determinar custos e planejar proativamente todos os serviços de suporte do Office.
- Monitorar e supervisionar todos os aspectos das operações para garantir o cumprimento das estratégias corporativas, regras do UNOPS, regulamentos, políticas e padrões de responsabilidade, ética e integridade e obtenção de resultados. Garantir a implementação adequada de padrões e procedimentos operacionais
- Monitorar a eficácia dos serviços de suporte, para garantir o melhor atendimento e satisfação do cliente. Promova reajustes e melhorias oportunas das operações.
- Procurar contributos relevantes para apoio, por exemplo, do Chefe dos Serviços de Apoio (HoOS) em funções no Escritório Multinacional, IPAS e Grupos de Prática.
- Atuar como ponto focal para qualquer exercício de auditoria interna/externa.
- Fornecer assistência e apoio à preparação do orçamento do projeto, revisões e planejamento de trabalho
- Fornecer informações sobre os estágios iniciais dos compromissos do projeto
- Fornecer aconselhamento sobre definição de objetivos, metas e padrões de desempenho para projetos e recomendar ferramentas para monitoramento, avaliação e auditoria.
- Fornecer aconselhamento sobre partilha de custos do projeto, distribuição de fundos e encerramento.
- Estabelecer uma ligação estreita com o Chefe de Serviços de Apoio do Escritório Multinacional, a fim de otimizar a prestação de serviços e resolver quaisquer problemas
- Aquisições e logística
- Supervisionar os processos de aquisição do Escritório, incluindo processos de licitação e avaliação e seleção de fornecedores, para garantir soluções de aquisição viáveis que atendam às necessidades operacionais e conformidade com os procedimentos de aquisição, regulamentos e padrões de responsabilidade, ética, integridade e desempenho do UNOPS.
- Estabelecimento de uma lista restrita de empreiteiros/fornecedores adequados e preparação e emissão de propostas locais. Avaliação de propostas ou propostas recebidas e de recomendações para adjudicação de contratos.
- Em consulta com colegas relevantes, revisar, administrar e emitir contratos, acordos/alterações.
- Fornecimento de orientação sobre todos os assuntos de logística, gestão de ativos e compras. Supervisionar a logística de bens e equipamentos nos locais do projeto para confirmar a entrega e o armazenamento seguro.
- Criação e gestão de um parque de veículos para a prestação de serviços de transporte conforme exigido pelo Escritório, bem como para atender às necessidades logísticas
- Desenvolvimento e implementação de um sistema de gestão e manutenção de veículos de acordo com a política e procedimentos de gestão de veículos do UNOPS;
- Reparação e manutenção de todos os equipamentos incluindo equipamentos EDP, equipamentos de comunicações, viaturas e geradores, etc.
- Atividades de gerenciamento e manutenção de edifícios
- Gestão financeira
- Apoiar o Gerente Nacional na preparação do plano financeiro e orçamento do Escritório. Garantir revisões oportunas e realocação de fundos.
- Supervisionar a unidade financeira de Serviços de Apoio e garantir a conformidade com o UNOPS/Regras e Regulamentos Financeiros e procedimentos financeiros
- Monitorizar, acompanhar e controlar as despesas para garantir a utilização óptima e adequada dos recursos financeiros.
- Garantir a disponibilidade dos relatórios financeiros e relatórios de exceções necessários, incluindo a investigação de anomalias para resolver problemas, relatando ou recomendando qualquer ação necessária aos parceiros relevantes.
- Supervisionar a revisão, publicação e encerramento oportuno de contas. Certificar/verificar a precisão e a conformidade com os padrões da estrutura de responsabilidade. Enviar/preparar um relatório obrigatório sobre a situação financeira.
- Supervisionar todos os serviços financeiros (contabilidade, gestão de caixa, pagamentos, etc.), garantindo pontualidade e conformidade com os padrões de responsabilidade e desempenho.
- Monitorizar as despesas do Orçamento de Gestão do Escritório e garantir que o LMDC (Custo Direto Gerido Localmente) é devidamente recuperado, faturado e gasto de acordo com os procedimentos aplicáveis
- Gestão de Recursos Humanos
- Supervisionar a Unidade de RH dos Serviços de Suporte
- Garantir que o Escritório siga as políticas e procedimentos corporativos de recursos humanos e que todas as iniciativas corporativas de RH sejam implementadas corretamente
- Apoiar o Country Manager no planejamento do pessoal necessário para a administração ideal do escritório e para a entrega do portfólio do Escritório
- Supervisionar todos os serviços/processos de recursos humanos, incluindo recrutamento, administração de salários e remuneração, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento, garantindo a conformidade com regras, regulamentos, procedimentos e padrões de desempenho de recursos humanos e garantindo que os gerentes de contratação procurem ativamente criar equipes diversificadas em termos de gênero e geografia.
- Promover e apoiar uma cultura de aprendizagem capacitando indivíduos e equipes para identificar necessidades críticas de aprendizagem e planejar/fornecer acesso fácil a oportunidades de aprendizagem para manter a competência e flexibilidade do pessoal. Definição de planos de formação para o pessoal envolvido na prestação de serviços de apoio
- Cultive um ambiente de trabalho positivo, que respeite homens e mulheres, e garanta que os mais altos padrões de conduta sejam observados.
- Administração e Tecnologia da Informação
- Gerencie a entrega oportuna e eficiente de todos os serviços administrativos (por exemplo, administração centralizada de projetos, gerenciamento de instalações e ativos, organizacional e de TI).
- Total conformidade das operações do País com as regras, regulamentos e políticas do UNOPS, em questões administrativas e supervisão da equipe administrativa.
- Manutenção de um ambiente de infraestrutura seguro e confiável para TIC e planejamento adequado para desastres e recuperações, supervisão do Associado de TIC.
- Em estreita colaboração com a sede e o HoSS do Escritório Multinacional, apoiar a manutenção de um ambiente de TIC seguro e confiável, incluindo planos adequados para recuperação de desastres.
- Gerenciar a aquisição, manutenção, inventário, registro, verificação e proteção de instalações/ativos administrativos e de projeto, incluindo infraestrutura de TI, equipamentos e servidores.
- Identifique oportunidades para demonstrar o uso de TI para melhorar as operações e a eficiência dos negócios e para facilitar o gerenciamento do conhecimento e o compartilhamento de informações.
- Gestão do conhecimento
- Construção e partilha de conhecimento no que diz respeito à gestão e operações no Escritório, síntese de lições aprendidas/melhores práticas e contribuições sólidas para iniciativas de gestão de conhecimento do UNOPS.
- Desenvolvimento de ferramentas e plataformas para operações e gestão de dados, garantindo a partilha de informação e conhecimento com colegas, clientes e parceiros
II. Impacto dos Resultados
A obtenção eficaz e bem-sucedida de resultados pelo Gerente de Serviços de Apoio do Escritório impacta diretamente no desenvolvimento e desempenho dos projetos, na visibilidade e na imagem do UNOPS como um prestador de serviços eficaz em serviços e gestão de projetos e, consequentemente, fortalece sua competitividade. posição como parceiro preferencial em desenvolvimento sustentável e serviços de projetos no país atendido.
Requisitos de educação/experiência/idioma:
Educação
- É necessário mestrado ou equivalente em Administração de Empresas, Administração Pública, Finanças, Economia, RH ou áreas afins.
- Uma combinação de diploma de bacharel com dois (2) anos adicionais de experiência profissional relevante pode ser aceita no lugar dos requisitos educacionais descritos acima.
Experiência
- É necessário um mínimo de cinco (5) anos de experiência progressivamente responsável em gestão de operações, de preferência em uma grande organização internacional.
- É desejável alguma experiência em organizações do sistema ONU, de preferência num país em desenvolvimento.
línguas
- É necessária fluência em português ou espanhol
- É necessário conhecimento prático de inglês
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A aplicação termina em
April 25, 2024