Assistente Administrativo Financeiro

Visão geral do trabalho:

A Poliglota Angola está à procura de um Secretário para se juntar à nossa equipe dinâmica. Como parte de nossa missão de promover o aprendizado de idiomas e o intercâmbio cultural, o Secretário desempenhará um papel vital para garantir o bom funcionamento diário de nossa organização. O candidato ideal será um indivíduo organizado, proativo e altamente comunicativo, com fortes habilidades administrativas e multitarefa. Esta é uma grande oportunidade para alguém apaixonado por idioma, cultura e construção de comunidades.

Principais responsabilidades:

• Suporte Administrativo: Lide com as tarefas diárias do escritório, incluindo gerenciamento de correspondência, atendimento de chamadas telefônicas e manutenção de sistemas de arquivamento. Auxiliar na preparação de documentos, relatórios e apresentações.
• Agendamento e gerenciamento de calendário: Organizar e coordenar reuniões, workshops e eventos de intercâmbio de idiomas. Mantenha o calendário da equipe executiva e garanta que todos os compromissos e eventos ocorram sem problemas.
• Ligação de comunicação: Servir como o principal ponto de contato para comunicação interna e externa. Garanta uma comunicação oportuna, clara e profissional com funcionários, alunos e parceiros externos.
• Coordenação de Eventos: Auxiliar no planejamento, organização e execução de eventos de intercâmbio de idiomas, workshops e atividades culturais. Gerencie a logística de eventos, como reservas, inscrições e promoções.
• Entrada de dados e relatórios: Manter e atualizar registros de membros, alunos e eventos. Compile feedback e auxilie na criação de relatórios para rastrear atividades e resultados organizacionais.
• Tarefas financeiras: Organizar e gerenciar Dados financeiros relacionadas com as atividades da organização. Processo Facturas para pagamentos, garantindo que eles sejam corretamente registrados e arquivados. Auxiliar no rastreamento de recebimentos, despesas e pagamentos de transações financeiras internas e externas. Auxiliar na preparação de relatórios financeiros, como resumos mensais ou trimestrais, e trabalhar em estreita colaboração com a equipe financeira para garantir a precisão.
• Atendimento ao Cliente: Fornecer suporte a alunos, membros e partes interessadas, respondendo a perguntas, resolvendo problemas e garantindo uma experiência positiva com a Poliglota Angola.
• Gestão de Escritório: Supervisione o estoque e solicite suprimentos para garantir operações de escritório tranquilas. Certifique-se de que o equipamento e a tecnologia de escritório estejam funcionando corretamente.

Qualificações:

• Educação: Bacharel em Administração, Comunicação ou áreas afins
• Experiência: É preferível experiência anterior em uma função administrativa, idealmente em um ambiente multicultural ou de aprendizado de idiomas.
• Idiomas: É necessário ter proficiência em português. A fluência em inglês e/ou outros idiomas é altamente desejável.
• Habilidades técnicas: Proficiente com software de escritório. A familiaridade com o software de gerenciamento de eventos e ferramentas de reunião virtual é uma vantagem.
• Organização: Fortes habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo, com capacidade de lidar com várias tarefas com eficiência.
• Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, com foco na clareza, profissionalismo e sensibilidade cultural.

Habilidades e Atributos:

• Atenção aos detalhes: Forte capacidade de gerenciar e organizar uma variedade de tarefas com precisão.
• Multitarefa: Capacidade de lidar com um ambiente de trabalho acelerado, mantendo o foco nas principais responsabilidades.
• Habilidades interpessoais: Capacidade de construir relacionamentos com membros da equipe, alunos e partes interessadas externas.
• Resolução de problemas: Engenhoso e proativo na resolução de problemas à medida que surgem.
• Jogador de equipe: Capacidade de trabalhar de forma colaborativa em um ambiente de equipe multicultural e diversificado.