Coordenador de experiência

Título do cargo: Coordenador de experiência

no local de trabalho O cargo se reporta a: Gerente

Regional de Instalações Unidade de Negócios: Gerenciamento de Instalações

Resumo da função

O Coordenador de Experiência no Local de Trabalho estará posicionado na recepção de segunda a sexta-feira, das 8:00 às 17:00. O coordenador é responsável pelo desenvolvimento e manutenção de relacionamentos com associados e outras partes interessadas para garantir um alto nível de atendimento ao cliente.

Ele/Ele é responsável por manter e gerenciar as instalações da organização, incluindo o gerenciamento de manutenção predial, reparos e coordenação de serviços para garantir operações eficientes e seguras, além de apoiar a operação com solicitações administrativas relacionadas às suas responsabilidades de trabalho.

Responsabilidades

Recepção

• Fornecer serviço de boas-vindas a todos os visitantes, emitir crachás, manter o diário de bordo dos visitantes, informar os associados sobre sua chegada ou direcionar os visitantes para a sala de reuniões relevante.
• Facilitar e responder a consultas e solicitações relacionadas ao suporte de instalações de associados, contratados e visitantes.
• Acompanhe as solicitações de suporte das instalações, garantindo a resolução oportuna e forneça feedback de acordo.
• Monitore e gerencie protocolos de acesso e segurança às instalações, incluindo sistemas e protocolos de segurança

Gerenciamento de e-mail

• Receba e assine correspondências e outras entregas, informe os destinatários e garanta entregas pontuais.

Central

• Opere a central telefônica (se aplicável), lide com consultas telefônicas gerais e transmita mensagens ao associado apropriado.

Gerenciamento de instalações

• Gerenciar reparos, manutenção e conservação das instalações da empresa, incluindo sistemas prediais e eletrodomésticos.
• Realize inspeções frequentes no local para identificar quaisquer reparos e reformas que serão necessários em relação a ativos técnicos, estrutura e/ou sistemas para garantir a conformidade.
• Realize verificações diárias nos serviços no local e resolva todas as preocupações ou não conformidades com o proprietário para corrigir.
• Providencie a manutenção regular de equipamentos e sistemas internos, quando aplicável.
• Garantir a conformidade com todos os regulamentos e códigos relacionados à segurança e manutenção de edifícios.
• Forneça relatórios regulares para a gerência de linha, quando solicitado.

Gestão de Stocks

• Certifique-se de que os níveis de estoque sejam mantidos para consumíveis de escritório, artigos de papelaria e consumíveis de bebidas.
• Encomende estoque quando necessário para manter os níveis e garantir que o estoque adequado esteja disponível para as necessidades da operação.
• Implementar e manter uma folha de emissão de ações para monitorar tendências e garantir que os níveis sejam ajustados com base nas necessidades, quando apropriado.

Administração

• Apoiar os associados com a facilitação de serviços de táxi, aluguel de carros e aluguel, quando solicitado
• Suporte ao agendamento e reservas de manutenção de veículos quando necessário.
• Apoie eventos internos e dias especiais de celebração.
• Receber, tratar, redirecionar e acompanhar o pagamento de todas as faturas relacionadas às instalações.
• Monitore a expiração do contrato relacionado às instalações, inicie a renovação do contrato e inicie a emissão de contratos para novos fornecedores no sistema
• Administrar a solicitação de PO de instalações e entrar em contato com a equipe de compras da África na criação, elevação e cancelamento de PO.
• Integração de fornecedores/contratados quando necessário.
• Monitore e rastreie faturas para todos os serviços relacionados às instalações.

Gestão de Fornecedores, Empreiteiros e Proprietários

• Trabalhe com fornecedores, empreiteiros e gerentes de propriedade para garantir a conclusão oportuna de reparos e tarefas de manutenção.
• Laisse com o proprietário, Ocean Private, em questões relacionadas ao espaço de escritório, como aluguel, manutenção, contas, faturamento, etc.