Sobre a vaga
Descrição de funções
O Assistente Administrativo Principal fornece soluções para problemas em situações que podem ser atípicas ou ocorrer com pouca frequência com base na prática e nos precedentes ou procedimentos existentes. Eles impactam diretamente na qualidade do trabalho da equipe. Eles podem comunicar informações técnicas de administração à equipe e sugerir melhorias nos processos existentes.
Responsabilidades
- Responsável pelo gerenciamento pesado de calendário, exigindo interação com executivo interno e assistente, para coordenar uma variedade de reuniões complexas
- Priorize e gerencie vários projetos simultaneamente e acompanhe os problemas em tempo hábil
- Organize horários e reservas de viagens domésticas e internacionais conforme necessário, incluindo reembolso de despesas
- Digitar e revisar documentos e correspondência
- Realizar uma tarefa atribuída variada que exija conhecimento do protocolo do escritório e demonstrar uma compreensão da organização, programa e procedimento relacionados ao trabalho do escritório
- Coordenar e marcar reuniões e conferências, organizar viagens e trabalhar em um projeto especial
- Manter a programação de uma ou mais pessoas
- Configurar e manter um sistema de arquivamento manual e eletrônico
- Coordenar e processar o trabalho administrativo geral, como planilhas de horas, solicitações de férias, requisições de suprimentos, etc.
- Fotocopie, envie fax e digitalize um documento conforme necessário
- Garanta a distribuição eficaz de correspondências e pacotes
- Auxiliar o funcionário e o gerente com uma solicitação administrativa geral
- Executar atribuições adicionais sob a direção do supervisor
- Servir como elo de ligação da empresa com o prestador de serviços; carregar documento SOP (Procedimento Operacional Padrão) no aplicativo de gerenciamento de assuntos
- Configurar e manter um sistema de arquivamento manual e eletrônico
Qualificações
- Diploma do ensino médio necessário
- Bacharelado em administração de empresas ou experiência relacionada preferencialmente
- 5+ anos de experiência relevante, além de experiência forte e comprovada trabalhando em uma função de assistente administrativo, de preferência em uma grande corporação
- É necessário conhecimento avançado do Microsoft Office e outras habilidades de software relacionadas; São necessárias habilidades avançadas na operação de um computador pessoal, várias impressoras, aparelhos de fax, scanners e outros equipamentos de escritório
- Capacidade de ler e compreender instruções, escrever correspondência e memorandos
- Capaz de apresentar informações de forma eficaz aos colegas de trabalho e ao público em geral
- Fortes habilidades organizacionais, multitarefa, atenção aos detalhes e interpessoais
- Capacidade de trabalhar bem com todos os níveis de gestão interna e pessoal, bem como habilidades de comunicação eficazes, tanto escritas quanto verbais
- Capaz de trabalhar de forma independente, mas dentro de uma estrutura estratégica
- Capacidade de priorizar, organizar, resolver problemas e cumprir prazos e metas
- Experiência anterior em escritório de advocacia ou departamento jurídico corporativo é uma vantagem
- Experiência no suporte à prática de litígios é uma vantagem
- Experiência com aplicativos de gerenciamento de questões jurídicas/faturamento eletrônico (Ty Metrix 360) é uma vantagem
Quem somos
Nossa engenhosidade alimenta a vida diária. Juntos, forjamos algumas das parcerias mais confiáveis em toda a cadeia de valor de energia para tornar realidade o que antes era apenas uma ideia: colocar infraestrutura submarina a milhares de metros abaixo do nível do mar, instalar plataformas a centenas de quilômetros da costa, usar nossa experiência para projetar e construir infraestrutura eólica offshore e remodelar o cenário onshore para fornecer os produtos de energia de que o mundo precisa com segurança e sustentabilidade.
Por mais de 100 anos, tornamos o impossível possível. Hoje, estamos impulsionando a transição energética com mais de 30.000 das mentes mais brilhantes em 54 países.