Sobre a vaga
Estamos a recrutar para um dos nossos clientes em Luanda, um/a de Secretária de Direcção (m/f), com o seguinte perfil:
Missão
Dar apoio de secretariado ao director da área, atuando como o primeiro ponto de contacto para garantir que todos os requisitos administrativos sejam tratados dentro dos prazos e padrões exigidos.
Principais tarefas
Gestão de Calendário e Reuniões
• Conduzir e coordenar as reuniões, garantindo que os participantes necessários estejam disponíveis.
• Ter a responsabilidade de alertar de qualquer remarcarão ou cancelamento de última hora.
• Apoiar o director da área com Comités/Fóruns, reuniões de clientes, reuniões internas importantes e a devida manutenção de registos de atas.
Comunicação e Gestão
• Redigir e compilar comunicações, discursos, artigos, agendas, relatórios e outros documentos.
• Garantir que a informação flui sem problemas dentro do departamento e com as partes interessadas externas.
• Estar totalmente familiarizado com as atividades da área de negócios, a fim de estabelecer a ligação, em nome do Country manager, com os chefes de secção seniores, tanto interna como externamente.
Gestão Financeira
• Sempre que necessário, tratar dos assuntos de faturação em nome do director da área.
• Organizar, verificar e aprovar pagamentos e recebimentos de faturas.
• Sempre que necessário, gerir pequenas despesas, verificando a autenticidade dos pedidos, assegurando que todos os registos são efectuados com exatidão.
• Auxiliar o director da área nos processos de faturação sempre que necessário.
Gestão de Escritórios
• Responsável pela aquisição, manutenção e substituição de economato e equipamentos de escritório.
• Ser responsável por encomendar e reabastecer artigos de papelaria e itens de cozinha regulares, garantindo que o departamento esteja dentro do orçamento.
• Estabelecer a ligação com as partes interessadas internas e externas, conforme necessário.
Requisitos
• Licenciatura em Administração, Gestão de Empresas, financeira ou áreas afins;
• Mínimo 3 a 4 anos de experiência na função
• Inglês fluente (eliminatório)
• Experiência prévia comprovada em funções administrativas e de gestão de escritório.
• Experiência na coordenação de viagens, reservas e itinerários, incluindo processos de vistos.
• Domínio de informática (Pacote Office e ferramentas relacionadas).
• Habilidade em elaboração de relatórios e documentos, como atas de reuniões.
• Experiência com facturamento e controle de processos financeiros.
• Excelente capacidade de comunicação – escrita e oral
• Excelentes competências administrativas e habilidades para elaboração de relatórios
• Capacidade de lidar com informações altamente confidenciais com a máxima descrição.
Se está dentro do perfil, envie-nos o teu CV actualizado, indicando a Refª Secretária-Direcção
Se você tem interesse nesta oportunidade de emprego, não hesite, envie a sua candidatura para o endereço indicado abaixo no botão “Aplicar Agora“.
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OBS:
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