RECEPCIONISTA

DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO

• Formação Técnica Profissional em secretariado;
• Formação profissional em elaboração de documentos oficiais e pareceres técnicos;
• Formação profissional em administração e apoio de escritório;
• Formação profissional em atendimento ao Público e Comunicação Interpessoal;
• Formação complementar em HSE:
• Deve ter domínio de ferramentas informáticas básicas (MS Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint) e sobre procedimentos ou sistemas de controlo de acessos;
• Deve ter domínio dos Softwares Zoom e Microsoft Teams.

DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO

• Recebe, acolhe e orienta visitantes, fornecedores, prestadores de serviço e colaboradores, garantindo uma recepção profissional, empática e alinhada à cultura corporativa da Petromar;
• Controla os fluxos de entrada e saída de pessoas nas instalações, em estreita articulação com a área de Segurança Interna, assegurando o cumprimento dos procedimentos de controlo de acesso e segurança;
• Presta o suporte à Direcção Geral na organização de eventos, visitas protocolares e recepção de delegações nacionais e internacionais;
• Assegura o atendimento telefónico e presencial com cortesia, discrição e profissionalismo, encaminhando as chamadas ou visitantes conforme as instruções e normas internas;
• Assegura o cumprimento das normas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (HSE), reportando qualquer incidente, falha de segurança ou comportamento de risco identificado na área de recepção;
• Actua como ponto focal de comunicação entre visitantes e os departamentos internos, garantindo celeridade e eficácia nos encaminhamentos;
• Assegura a confidencialidade e a segurança de todas as informações tratadas, sobre informações institucionais, dados de colaboradores e visitantes;
• Contribui para optimização de custos face ao programa “ Transformação de linhas de base de custos”;
• Contribui na aplicação dos procedimentos de segurança e interdita qualquer trabalho inseguro;
• Colabora na implementação das normas de Qualidade, Segurança, Saúde, Higiene e Protecção Ambiental e nas instruções de trabalho;
• Cumpre e faz cumprir as instruções, regulamentos, manuais e outras directrizes internas ou externas emanadas superiormente.