Associado de Serviços Comuns / Common Premises Associate

Antecedentes 

Dentro do escritório do país e como parte do papel do PNUD como agência coordenadora dos serviços comuns, o cargo de Associado de Serviços Comuns garante a gestão eficaz e eficiente de atividades operacionais e logísticas inter-relacionadas nas áreas de administração geral, instalações comuns e serviços operacionais para agências da ONU, preparação e execução de orçamento de serviços comuns, monitoramento e recuperação de custos e serviços complexos de escritório. O Associado de Serviços Comuns trabalha em estreita colaboração com a Equipa de Gestão de Operações (que representa as Agências da ONU) para garantir a prestação consistente de serviços em serviços comuns e a gestão comum de instalações. Ele/Ela supervisiona o Auxiliar de Manutenção das instalações comuns e a Recepcionista da ONU.

Deveres e responsabilidades

O Associado de Serviços Comuns desempenha as seguintes funções:

1.Coordenação e Administração de Serviços Comuns

• Aconselhar a Administração do PNUD sobre questões relacionadas com serviços comuns e prestar aconselhamento em todas as áreas de serviços comuns.
• Preparar o Plano de Trabalho Anual dos Serviços Comuns para revisão pelo PNUD antes da apresentação à OMT para revisão e aprovação e garantir as suas implementações.
• Manter e atualizar documentos e registros (por exemplo,MOUs, projetos de construção, contratos de serviços comuns, registros de consumo de energia, orçamento anual e acordos de recuperação de custos, etc.).
• Fornecer serviços de apoio de secretariado à Equipa de Gestão de Operações (OMT), incluindo: agendamento de reuniões, elaboração de atas de reuniões, acompanhamento de tarefas, manutenção de uma ligação estreita com o Presidente da OMT
• Controle de qualidade: certifique-se de que os clientes de serviços comuns usem documentos/formulários e procedimentos padronizados, verifique se eles são seguidos e forneça orientação quando necessário.
• Enviar relatórios comerciais regulares ao analista de operações e ao presidente da OMT sobre o status dos serviços prestados e os custos, incluindo tendências e análises de desempenho, monitoramento de recursos e resultados alcançados
• Estabelecer ligação com departamentos governamentais, agências da ONU e empreiteiros sobre questões relacionadas com as instalações.

2.Planejamento, Orçamento e Relatórios

• Estabelecer contato com todas as agências para dar suporte à preparação do orçamento anual, garantindo a alocação correta entre as agências com base nos fatores de custo relevantes. Garantir que o número de funcionários e o espaço ocupado por todas as agências sejam refletidos com precisão no orçamento
• Preparar as faturas das instalações comuns para todas as agências participantes e garantir o acompanhamento regular para o recebimento oportuno das contribuições
• Acompanhar as despesas relacionadas com serviços comuns e preparar relatórios mensais de despesas ao PNUD em preparação para relatórios trimestrais às agências participantes através da OMT.
• Apoiar a gestão monitorizando e reportando as contribuições das agências para os orçamentos de serviços comuns para permitir um planeamento financeiro preciso.
• Produzir reconciliações mensais de despesas para fornecedores de serviços comuns e garantir o processamento oportuno dos pagamentos dos fornecedores às Finanças

3.Atendimento ao cliente e gerenciamento de feedback

• Monitore o feedback dos clientes para garantir a satisfação.
• Acompanhe as solicitações de serviço para identificar tendências e melhorar a prestação de serviços.

4.Gestão de Instalações e Espaços

• Manter dados sobre alocações de espaço e atualizar quaisquer alterações de ocupação, comunicar à OMT para tomada de decisões sobre ajustes orçamentários e contribuições de agências
• Supervisionar cronogramas de renovação, limpeza, pintura, fumigação e certificar pagamentos.
• Estabelecer ligação com o proprietário para garantir o funcionamento eficaz dos elevadores, questões de vagas de estacionamento, acessibilidade ao complexo e outros aspectos relacionados
• Responsável pela gestão das reservas das salas de conferências das instalações comuns através da plataforma de reservas da ONU
• Garantir o funcionamento ideal do edifício da ONU.

O titular desempenha outras funções dentro de seu perfil funcional, conforme considerado necessário para o funcionamento eficiente do Escritório e da Organização.

Arranjo Institucional

Sob a orientação e supervisão do Analista de Operações, o titular garante serviços de instalações comuns seguros, facilitadores e económicos para o Edifício da ONU em Luanda. O Common Services Associate promove uma abordagem focada no cliente, orientada para a qualidade e os resultados no escritório.

Competências

Núcleo
Alcançar Resultados:    NÍVEL 2: Amplie soluções e simplifique processos, equilibre velocidade e precisão na execução do trabalho
Pense de forma inovadora:    NÍVEL 2: Oferecer novas ideias/abrir a novas abordagens, demonstrar pensamento sistêmico/integrado
Aprenda continuamente:    NÍVEL 2: Saia da zona de conforto, aprenda com os outros e apoie seu aprendizado
Adapte-se com Agilidade:    NÍVEL 2: Adaptar processos/abordagens a novas situações, envolver outras pessoas no processo de mudança
Agir com Determinação:     NÍVEL 2: Capaz de perseverar e lidar com múltiplas fontes de pressão simultaneamente
Envolva-se e faça parceria:    NÍVEL 2: É facilitador/integrador, reúne pessoas, constrói/mantém coalizões/parcerias
Permitir diversidade e inclusão:    NÍVEL 2: Facilitar conversas para superar diferenças, considerações na tomada de decisões

Competências multifuncionais e técnicas 

Direção e Estratégia de Negócios: – Perspicácia Empresarial    

• Conhecimento e compreensão das estruturas operacionais da organização e capacidade de fazer bons julgamentos e decisões rápidas dentro dessas estruturas.

Direção e Estratégia de Negócios: – Tomada de Decisão Eficaz   

• Capacidade de tomar decisões de maneira oportuna e eficiente, de acordo com sua autoridade, área de especialização e recursos.

Gestão Empresarial:- Gestão de Riscos  

•   Capacidade de identificar e organizar ações em torno da mitigação e gestão proativa de riscos

Gestão Empresarial:- Satisfação do Cliente    

• Capacidade de responder de forma oportuna e adequada com senso de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e/ou soluções oportunos e de qualidade para atender e compreender as necessidades reais dos clientes

Gestão Empresarial:- Satisfação do Cliente  

• Procure maneiras de agregar valor além das solicitações imediatas dos clientes. Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente

Finanças:- Gestão de contribuições   

• Capacidade de receber, registrar, relatar e gerenciar as contribuições recebidas

Habilidades e experiência necessárias

Educação:

Requisitos mínimos de educação

• O ensino secundário é obrigatório ou
• O diploma universitário (bacharelado) em Administração de Empresas, Administração Pública, engenharia civil, ciências sociais ou qualquer área relacionada será devidamente considerado, mas não será um requisito

Experiência:

Mín. anos de experiência profissional relevante 

• Mínimo de 7 anos (com ensino médio) ou 4 anos (com bacharelado) de experiência responsável em serviços comuns ou administração de operações, de preferência em um ambiente de escritório multi‑agência ou multi‑inquilino.

Experiência, conhecimento e habilidades 

• Experiência em gestão de instalações e espaços, incluindo supervisão de manutenção, limpeza, reformas, segurança e operações de construção.
• Experiência em gerenciamento de atendimento ao cliente, incluindo rastreamento de solicitações de serviço, coleta de feedback e implementação de medidas de melhoria de serviço.
• Experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc).
• Experiência no manuseio de sistemas de gestão baseados na web e bom conhecimento em ERP, a ferramenta de trabalho corporativo do PNUD, são um trunfo adicional.
• Experiência na elaboração de relatórios
•  Boas habilidades analíticas
• Boas habilidades de comunicação e coordenação
• Excelente espírito de equipe.

Critérios Desejáveis

•  Experiência em orçamento, acompanhamento de despesas e reconciliação financeira para serviços compartilhados
• Fortes habilidades interpessoais e capacidade de estabelecer e manter relações eficazes com pessoas em um ambiente multicultural com sensibilidade e respeito à diversidade.

Idioma(s) obrigatórios 

• Bom conhecimento prático de inglês, tanto escrito quanto verbal
• Fluência em português, tanto escrito quanto verbal

Igualdade de oportunidades

Como empregador que oferece oportunidades iguais, o PNUD valoriza a diversidade como uma expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a se candidatarem a cargos na organização. Nossas decisões de emprego são baseadas no mérito e na adequação à função, sem discriminação.

O PNUD também está empenhado em criar um local de trabalho inclusivo onde todo o pessoal tenha o poder de contribuir para a nossa missão, seja valorizado, possa prosperar e beneficiar de oportunidades de carreira abertas a todos.

Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade

O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, passam por verificações relevantes e espera-se que cumpram os respectivos padrões e princípios.

Direito de selecionar vários candidatos

O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos a partir deste anúncio de vaga.  Também poderemos reter candidaturas e considerar candidatos que se candidatem a este cargo para outros cargos semelhantes no PNUD no mesmo nível de escolaridade e com descrição de cargo, experiência e requisitos educacionais semelhantes.

Alerta de fraude

O PNUD não cobra nenhuma taxa em nenhuma fase do seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.