Program and Administrative Assistant (Intern)

Descrição do Trabalho

Contexto

O Escritório Nacional do PNUD em Angola está a implementar o seu Documento de Programa Nacional (CPD) 2024–2028 em apoio ao Plano de Desenvolvimento Nacional do Governo (PDN 2023–2027) e à Agenda 2030. O programa adota uma abordagem integrada e colaborativa para enfrentar desafios de desenvolvimento complexos e inter-relacionados. Alinhado com o objetivo do Plano Estratégico do PNUD de Prosperidade para Todos, o PNUD em Angola implementa programas emblemáticos de (1) empreendedorismo e apoio às MPMEs, (ii) inovação e digitalização, (iii) literacia e inclusão financeira e (iv) desenvolvimento económico local.

A Carteira de Desenvolvimento Sustentável e Capacidade Institucional (SDIC) apoia o Governo no desenvolvimento de políticas e supervisão da implementação, capacitação, fortalecimento institucional e monitorização das atividades do programa. A Carteira trabalha para apoiar o Escritório Nacional a agir com ambição e escala para enfrentar os problemas urgentes do país e a concretização dos objetivos estratégicos do PNUD para criar um mundo onde as pessoas tenham padrões de vida dignos através da promoção do crescimento económico sustentável e da criação de empregos dignos.

Sob a orientação geral do Analista de Programa de Desenvolvimento Sustentável e Capacidades Institucionais (SDIC), o Estagiário Assistente de Programa e Administração terá a oportunidade de aprender e contribuir para os processos programáticos, técnicos e operacionais. O estágio foi concebido para proporcionar exposição ao ambiente de trabalho do PNUD, permitindo ao estagiário desenvolver competências em precisão, consistência e prestação de serviços orientada para o cliente, de acordo com as regras e regulamentos do PNUD.

O Estagiário Assistente de Programa e Administração apoiará a Unidade de Programa de Crescimento Inclusivo e Ambiente, incluindo a coordenação com vários departamentos nacionais e regionais dentro do PNUD.

O estagiário trabalhará em estreita colaboração com o pessoal de programa e operações do Escritório Nacional, bem como com as equipas regionais do PNUD, para facilitar o intercâmbio de informações e garantir uma prestação de serviços eficaz e consistente.

O programa de estágio do PNUD oferece a estudantes de pós-graduação e licenciatura a oportunidade de adquirir exposição direta ao trabalho do PNUD com o objetivo de aprofundar os seus conhecimentos e compreensão dos objetivos, princípios e atividades do PNUD. Foi concebido para complementar uma variedade de estudos com experiência profissional prática em várias áreas.

Deveres e Responsabilidades

Apoio Programático e Técnico

• Auxiliar na preparação de notas de contexto, briefings e apresentações sobre alterações climáticas, economia verde e inclusão digital.
• Adquirir exposição à conceção e revisão de notas conceptuais de projeto, Termos de Referência (ToRs) e planos de implementação.
• Observar e apoiar o planeamento e acompanhamento de reuniões técnicas, missões de campo e consultas às partes interessadas, garantindo que as atas sejam feitas atempadamente.
• Realizar pesquisa documental para apoiar a Unidade SDIC.
• Explorar e rever políticas, programas e inovações relevantes em Angola e globalmente.
• Aprender a avaliar a inclusão e acesso digital, particularmente em áreas rurais.
• Explorar soluções agritech e abordagens para a segurança alimentar.
• Estudar modelos de empreendedorismo verde e mecanismos de financiamento misto (blended finance) para o desenvolvimento sustentável.
• Praticar a compilação de dados e a elaboração de resumos para alimentar produtos de conhecimento, materiais de advocacia e relatórios para doadores.

Apoio Administrativo

• Apoiar a organização de reuniões, workshops e eventos, incluindo agendamento, logística, reserva de locais, coordenação de viagens e preparação de materiais.
• Adquirir experiência com a administração de viagens, incluindo a elaboração de Pedidos de Viagem (TRs), o acompanhamento de Relatórios de Despesas de Viagem (TERs) e a garantia de que a documentação está em conformidade com a política de viagens do PNUD.
• Manter sistemas de arquivo adequados — digitais e físicos — para documentos financeiros, de compras, RH e administrativos, garantindo o alinhamento com os requisitos de gestão de informação e auditoria.
• Desenvolver competências de apoio administrativo de rotina, incluindo a redação e resposta a correspondência, preparação de memorandos, digitalização/arquivo de documentos e manutenção de registos de escritório.
• Observar e auxiliar nos serviços de escritório, como a cobertura da receção de gabinetes da gestão sénior, quando necessário.
• Fornecer apoio administrativo para reuniões, sessões de formação e eventos.
• Contribuir para apoios logísticos e administrativos às equipas de Operações ou Programa durante períodos de pico de carga de trabalho.

Apoio Operacional, Logístico e Financeiro

• Aprender a apoiar o suporte contabilístico e financeiro para garantir operações eficientes e prestação de serviços atempada em todos os projetos e programas.
• Adquirir exposição às Regras e Regulamentos Financeiros da ONU/PNUD, ao POPP, aos controlos internos e às políticas corporativas em todos os processos e transações financeiras.
• Observar e auxiliar a supervisão financeira eficaz, revendo e verificando documentos de suporte para pagamentos, adiantamentos, liquidações e relatórios financeiros para projetos NIM/DIM.
• Praticar o processamento de transações financeiras no Quantum, garantindo que os vouchers, faturas, pedidos de reembolso de viagem, benefícios, pagamentos a fornecedores e outros estejam completos, precisos, correspondentes e em conformidade antes do lançamento.
• Desenvolver conhecimento das normas de controlo interno, garantindo documentação adequada, codificação correta do plano de contas, segregação de funções e lançamento atempado das transações no Quantum.
• Auxiliar no acompanhamento com agências da ONU, parceiros governamentais, fornecedores e prestadores de serviços sobre pagamentos pendentes, documentação, esclarecimentos financeiros e transações interagências.
• Praticar a extração, compilação e análise de dados financeiros do Quantum, dashboards corporativos e outras fontes para auditorias, reuniões de gestão, revisões de programa e relatórios.
• Aprender a apoiar os processos de compras e recrutamento de acordo com as regras do PNUD.
• Apoiar o acompanhamento das atividades, resultados e cronogramas do projeto.
• Desempenhar outras funções conforme necessário.

Competências

Fundamentais

Alcançar Resultados NÍVEL 1: Planeia e monitoriza o seu próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega trabalho de qualidade dentro do prazo.

Pensar Inovadoramente NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é um resolvedor de problemas pragmático, faz melhorias.

Aprender Continuamente NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, partilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.

Adaptar com Agilidade NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida construtivamente com ambiguidade/incerteza, é flexível.

Agir com Determinação NÍVEL 1: Mostra ímpeto e motivação, capaz de entregar com calma perante a adversidade, confiante.

Envolver e Fazer Parcerias NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão pelos outros, forma relações positivas.

Promover a Diversidade e Inclusão NÍVEL 1: Aprecia/respeita as diferenças, consciente do preconceito inconsciente, confronta a discriminação.

Educação

Competências e Experiência Necessárias

• Estudante matriculado num programa de licenciatura ou pós-graduação, ou tenha concluído 4 anos de estudos a tempo inteiro numa universidade na área de Ciências Sociais, Estudos Climáticos, Ciências Ambientais, Estudos de Desenvolvimento, Inovação Digital, Economia, Políticas Públicas ou área relacionada.

Experiência

• Não é necessária experiência.
• É necessária fluência em Português e bom conhecimento de Inglês.
• Bom domínio das aplicações Microsoft Office.

Elegibilidade para estágios no PNUD

• Estar matriculado num programa de pós-graduação (segundo grau universitário ou equivalente, ou superior).
• Estar matriculado no ano letivo final de um programa de primeiro grau universitário (licenciatura ou equivalente).
• Ter concluído um grau universitário (conforme definido em (a) e (b) acima) e, se selecionado, deve iniciar o estágio no prazo de um ano após a graduação.
• Os estagiários não são remunerados financeiramente pelo PNUD.
• Os estagiários recebem um subsídio mensal pago na moeda local.

Igualdade de oportunidade

Como empregador que oferece igualdade de oportunidades, o PNUD valoriza a diversidade como uma expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a candidatar-se a funções na organização. As nossas decisões de emprego baseiam-se no mérito e na adequação à função, sem discriminação.

O PNUD também está comprometido em criar um local de trabalho inclusivo onde todo o pessoal esteja capacitado para contribuir para a nossa missão, seja valorizado, possa prosperar e beneficiar de oportunidades de carreira abertas a todos.

Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade

O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, são submetidos a verificações relevantes e devem aderir aos respetivos padrões e princípios.

Direito de selecionar múltiplos candidatos

O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos deste anúncio de vaga. Podemos também reter candidaturas e considerar candidatos que se candidatam a esta posição para outras posições similares no PNUD, ao mesmo nível e com requisitos de descrição de cargo, experiência e educação semelhantes.

Alerta de fraude

O PNUD não cobra qualquer taxa em nenhuma fase do seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.