Assistente administrativa e de direção

Sobre o Função

Apoio administrativo e estratégico à Direção, garantindo o funcionamento eficiente do escritório, a gestão de agendas, o acompanhamento em reuniões e viagens, a elaboração de documentos corporativos e a articulação com equipas internas e stakeholders, com elevado nível de confidencialidade, autonomia e profissionalismo.

Responsabilidades

• Prestar apoio direto e contínuo à Direção, garantindo organização, fluidez e eficiência dos processos administrativos;
• Gerir agendas executivas complexas, marcação e coordenação de reuniões internas e externas;
• Acompanhar a chefia em reuniões, elaborar atas formais, relatórios executivos e follow-ups;
• Organizar e apoiar viagens nacionais e internacionais (reservas, logística, documentação e agenda);
• Preparar apresentações, relatórios gerenciais, correspondência institucional e comunicações corporativas;
• Assegurar a organização da receção, controlo de acessos e registos de entrada e saída;
• Gerir correspondência, documentos confidenciais e arquivo físico e digital;
• Apoiar na coordenação de eventos corporativos, reuniões estratégicas e visitas institucionais;
• Atuar como ponto de ligação entre a Direção, departamentos internos e parceiros externos;

Qualificações

Licenciatura ou frequência universitária em Administração, Gestão, Relações Internacionais ou áreas similares;

– Experiência profissional mínima de 2 como Assistente Administrativa, Assistente de Direção ou função equivalente, preferencialmente em empresas multinacionais ou ambientes corporativos exigentes;

– Fluência obrigatória em Português e Inglês, oral e escrito, com capacidade de comunicação profissional em ambos os idiomas;

– Domínio avançado do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook);

– Excelente capacidade de redação profissional, elaboração de relatórios, atas, memorandos e comunicações institucionais;

– Experiência comprovada na gestão de agendas executivas, organização de reuniões e apoio à alta gestão;

– Elevado sentido de confidencialidade, ética profissional e responsabilidade;

– Disponibilidade para horários flexíveis e eventuais deslocações.

Perfil desejado

– Profissional altamente organizada, discreta e confiável;

– Proativa, dinâmica, resiliente e orientada para soluções;

– Excelente capacidade de comunicação, negociação e relacionamento interpessoal;

– Forte atenção ao detalhe e elevado padrão de qualidade;

– Capacidade analítica e visão organizacional;

– Postura executiva, profissional e alinhada aos valores corporativos;

– Espírito de colaboração e compromisso com a excelência.

Faixa Salarial e Pacote de Compensação

Faixa salarial compativel