Sobre o trabalho
Período de inscrição de 08 de dezembro de 2023 a 07 de janeiro de 2024
Responsabilidades funcionais:
Sob orientação e supervisão do Chefe de Serviços de Suporte , ou outro gerente designado, o Assistente de Viagem é responsável pela prestação eficaz de serviços de viagem e administrativos/logísticos, refletindo as melhores práticas, conformidade com as regras e regulamentos do UNOPS, gerenciamento de risco adequado e obtenção da melhor relação custo-benefício.
Forneça assistência de ciclo completo com reservas e atividades relacionadas a viagens. arranjos incluindo transporte, hotel, solicitações de visto para funcionários e parceiros da AUMCO de acordo com a Política de Viagens do UNOPS em tempo hábil;
Fornecer aos viajantes detalhes sobre as questões da viagem, tais como requisitos de visto e vacinas obrigatórias exigidas pelas autoridades de saúde antes do início da viagem;
Comunicar-se estreitamente com os viajantes sobre suas datas de viagem, passagens e atualizações sobre alterações em suas viagens;
Garantir a preparação oportuna de Autorizações de Viagem (manual e usando ferramenta eletrônica TADA) e envio de formulários de Reclamação de Despesas de Viagem e solicitações de pagamento no sistema ERP UNOPS;
Garantir que os viajantes obtenham autorização de segurança do Departamento de Segurança e Proteção das Nações Unidas e apoiar os viajantes na solicitação de autorização de segurança em seu nome, quando necessário;
Lidar com questões de viagens, conflitos, reclamações, cancelamentos e reembolsos;
Coordenar e manter relacionamentos com agentes de viagens aprovados pelo UNOPS;
Realiza pesquisas sobre destinos e solicita ao Agente de Viagens o fornecimento das rotas mais diretas e econômicas;
Apoiar a aplicação de medidas rentáveis e de planeamento antecipado para evitar reservas de última hora;
Monitorar e acompanhar o progresso com organização de viagens, missões e eventos;
Apoio logístico com organização de eventos (reuniões, workshops, conferências);
Garantir o arquivamento de todos os documentos relacionados à viagem de acordo com o procedimento estabelecido; e
Desempenhar outras funções que possam ser razoavelmente exigidas e de acordo com o escopo de serviços do titular.
Educação/Experiência/Requisitos de idioma:
Educação:
É necessário ter ensino secundário;
É desejável certificação em administração ou formação técnica em formação especializada em secretariado e/ou gestão/assistência executiva;
É desejável diploma universitário em Administração de Empresas ou Administração Pública, ou áreas afins.
Experiência:
Pelo menos 4 anos de experiência progressiva em gestão de viagens e áreas afins.
Experiência na utilização de computadores e pacotes de software de escritório. O conhecimento dos aplicativos G-Suit é uma vantagem.
Experiência na utilização de sistemas ERP é uma vantagem.
Requisitos de idioma:
É necessária fluência em inglês.
É desejável conhecimento prático de outro idioma oficial da ONU.
Pense grande. Enfrente os desafios de frente. Ajude as pessoas a construir vidas melhores.O UNOPS abraça a diversidade e está comprometido com a igualdade de oportunidades de emprego. Nossa força de trabalho é formada por pessoas de diversas nacionalidades, culturas e raças. Eles falam vários idiomas e têm identidades de gênero, orientações sexuais e habilidades diferentes.Encorajamos mulheres e candidatos de grupos sub-representados no UNOPS a se inscreverem. Estes incluem candidatos de grupos racializados e/ou indígenas, membros de identidades de género e orientações sexuais minoritárias e pessoas com deficiência. Clique em inscrever-se e junte-se a nós!Observações: Observe que apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados e avançarão para a próxima etapa do processo de seleção.
Se você tem interesse nesta oportunidade de emprego, não hesite, envie a sua candidatura para o endereço eletrônico indicado abaixo no botão “Aplicar Agora“.
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