RECRUTAMENTO
Assistente de Equipa
O Escritório Nacional do Banco Mundial (BM), em Luanda. procura uma pessoa altamente organizada, enérgica e experiente, capaz de operar eficazmente num ambiente de ritmo acelerado mudo exigente para servir como Assistente de Equipa (AE). O AE estará sob supervisão directa do Assistente Executivo que é responsável por seu desenvolvimento técnico e profissional e avaliação de desempenho. O AE é parte integrante da equipa Administrativa e de Suporte ao Cliente (ACS) do Escritório local. Ele/a fornecerá suporte administrativo e ao cliente para a equipa operacional. O trabalho implica interacção frequente Can outras unidades institucionais, funcionários em outras localidades (local e internacional), funcionários do governo, consultores e organizações externas.
Os deveres do AE incluem, mas não estão limitados a:
Apoio operacional e Administrativo
- Usar habilidades de processamento de desktop para produzir textos complexos, relatórios, apresentações, tabelas, figuras, gráficos, etc., de acordo com o formato e distribuição do BM.
- Colectar e inserir dados fornecidos pelos Lideres de Equipa no banco de dados central, incluindo o processamento de novos relatórios de status do projecto.
- Manter-se a par das directrizes da Orgarização e garantir o processamento eficaz de todos os documentos dos projectos.
- Redigir correspondência de rotina (cartas padrão, memorandos, e-mails. etc.) de acordo com os padrões regionais da Organização. usando gramática, pontuação e estilo adequados e materiais revistos;
- Redigir actas de reuniões e fornecer assistência na edição de documentos.
- Manter actualizados os arquivos de projecto da divisão (em papel e electrónicos) e recuperar dados de várias fontes e compilá-los para uso pelo escritório local e/ou escritório regional (CMU).
- Organizar as agendas das missões, incluindo toda a logística relacionada
Gestão da Informação e Interacção com o Cliente
- Responder a perguntas internas e externas sobre o portfólio designado ou, conforme necessário, receber mensagens telefónicas precisas e abrangentes e encaminhá-las para as pessoas apropriadas.
- Manter listas de distribuição actuais, listas de telefones/endereços e distribuir documentos para a equipa.
- Coordenar com as unidades de serviço e manter contacto frequente com os membros da equipa tanto em Washington quanto no Escritório Local.
- Rastrear e relatar os aspectos apropriados das actividades operacionais da Equipa.
Gestão do tempo e planeamento logístico
- Coordenar a gestão do tempo e dos horários, tendo em conta as prioridades actuais e futuras, antecipar e acompanha-las mudanças e comunicar a informação.
- Acompanhe as tarefas/etapas do projecto/cronogramas atribuídos usando modernas tecnologias de gestão de escritório, coordenar com a equipa relevante, fornecer assistência e/ou informações sobre assuntos relacionados ao projecto.
- Resolver problemas não rotineiros de forma criativa e engenhosa e auxiliar na preparação e planeamento logístico para vários eventos, por exemplo, conferencias, workshops, negociações. etc.
Critério de selecção
- Educação mínima: Bacharelado.
- Pelo menos, 2 a 3 anos de experiência directa relevante em suporte de escritório em uma organização internacional, multinacional, coorporativa ou de serviço público.
- Aprovar nos testes relevantes do BM em vigor no momento do recrutamento (por exemplo, língua inglesa, aplicativos de computador, etc.).
- Domínio da língua portuguesa e inglesa (verbal e escrito).
- Conhecimento prático de processamento de texto e do pacote Microsoft Office.
Competências
- Gestão de Projectos/Tarefas
Completa as tarefas/projectos atribuídos com supervisão conforme necessário. Presta atenção aos detalhes e garante produtos de boa qualidade. Toma medidas para identificar e resolver problemas rotineiros e não rotineiros problemas Está motivado e disposto a fazer o que for necessário.
- Foco no Cliente
Adquire conhecimento dos principais programas e produtos da Unidade. Capaz de descrever a missão do Banco Mundial.
Interage com os clientes interno e/ou externo, a nivel nacional e internacional.
- Comunicação
Fala, escuta e participa de reuniões e diálogos.
Compartilha conhecimentos e informações de forma adequada em todo o Departamento. Fornece informações precisas em tempo hábil.
Lida com material confidencial com julgamento e tato.
- Trabalho em equipa
Dá a conhecer os pontos fortes e procura oportunidades para contribuir, participa na resolução de obstáculos ao trabalho de equipa eficaz.
- Conhecimento Institucional e Experiência Funcional
Compreende onde obter informações sobre políticas, procedimentos e tecnologia institucionais.
Usa aplicativos (por exemplo, Excel, PowerPoint) para entregar e executar trabalhos de rotina.
PROCESSO DE CANDIDATURA
Os candidatos que possuam os requisitos deverão, para descrição completa da vaga e candidatarem-se, aceder o site indicado abaixo em “Aplicar Agora“, enviando o seu curriculum e uma carta de manifestação de interesse até o dia 27 de Abril de 2023. Tanto o Currículo cano a carta deverão ser redigidas em Inglês.
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