Assistente Executiva da Administração

Missão da Função

Prestar apoio executivo estratégico e confidencial à Administração, assegurando a gestão eficiente das actividades da Direcção, a coordenação de processos administrativos de elevado nível e a comunicação eficaz entre a Administração e os diversos stakeholders internos e externos.

Principais Responsabilidades

• Gerir e organizar as agendas dos Directores e da Administração.
• Planificar, coordenar e acompanhar reuniões executivas, assegurando a preparação da documentação necessária.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, itinerários, alojamento, transporte e demais aspectos logísticos.
• Actuar como principal ponto de contacto entre a Administração e colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros e outras entidades externas.
• Gerir, filtrar e encaminhar correspondências, chamadas telefónicas e comunicações dirigidas à Administração.
• Elaborar relatórios de gestão, apresentações, actas, memorandos e outros documentos executivos.
• Assegurar o acompanhamento das decisões da Administração e monitorizar o cumprimento dos prazos estabelecidos.
• Organizar e manter actualizado o arquivo físico e digital da Administração.
• Garantir total confidencialidade no tratamento de informação estratégica e documentação sensível.
• Apoiar a Administração na preparação de reuniões, eventos institucionais e actividades corporativas.
• Coordenar a circulação de informação entre a Administração e os diferentes departamentos.
• Executar outras actividades inerentes à função, sempre que solicitado pela Administração.

Requisitos

Formação Académica

• Licenciatura em Administração, Gestão, Secretariado Executivo, Relações Internacionais, ou áreas afins.

Experiência

• Mínimo de 2 anos de experiência em funções de Assistência Executiva ou Secretariado de Direcção.
• Experiência comprovada no apoio directo à Administração ou Direcção Executiva