Sobre a vaga
Antecedentes
Como parte do papel do PNUD como agência coordenadora dos Serviços de Instalações Comuns, o Escriturário Administrativo/Recepcionista apoiará as operações do PNUD e das Instalações Comuns, fornecendo apoio administrativo fiável, gerindo as interacções de recepção e assegurando uma coordenação harmoniosa dos serviços aos visitantes, correspondência e operações de malotes. A função serve como primeiro ponto de contato para visitantes e chamadores, mantendo uma imagem profissional e de atendimento ao cliente e garantindo a adesão aos procedimentos de segurança, protocolo e tratamento de informações da ONU. Ele/Ela trabalhará em estreita colaboração com o PNUD e o Associado de Serviços Comuns para garantir a prestação consistente de serviços em serviços comuns e gestão de instalações comuns.
Deveres e responsabilidades
Apoio Administrativo:
• Apoia a preparação e consolidação de faturas de serviços comuns e auxilia no rastreamento de pagamentos.
• Auxiliar na consolidação e monitoramento de solicitações de serviços.
• Apoiar o Associado de Serviços Comuns na compilação e preparação de relatórios periódicos.
• Gerenciar reservas para salas de conferência do Common Premises.
• Garantir a recuperação precisa de custos para operações de malotes por meio de rateios e faturamento corretos das agências usuárias.
• Executar fotocópias, digitalizações, arquivamentos e outras tarefas administrativas de rotina para a Unidade de Serviços Comuns.
• Auxiliar na atualização de listas de contatos de funcionários e diretórios internos.
Serviços de recepção e recepção:
• Receber visitantes no escritório da ONU, verificar compromissos e encaminhá-los à Segurança para registro e escolta até o escritório/agência apropriado.
• Fornece informações aos visitantes com base em suas dúvidas e em contato com o escritório/agência apropriado
Correspondência, Registro e Gerenciamento de Bolsas:
• Servir como ponto focal para receber e despachar todas as correspondências, incluindo malas diplomáticas, DHL, itens postais, e-mail e correspondência entregue em mãos.
• Preparar a documentação necessária e coordenar as bolsas diplomáticas de entrada e saída com Nova York e Genebra, e abrir/fechar as bolsas em conjunto com o Oficial de Certificação de Bolsas e garantir a manutenção precisa de registros
• Pesar as bolsas recebidas de Genebra e verificar os pesos em relação às faturas da DHL.
• Manter a documentação da DHL, comprovante de pagamentos e registros de controle de malotes.
• Relate e acompanhe a sede sobre quaisquer bolsas perdidas.
• Registre, codifique, arquive e rastreie toda a correspondência recebida e enviada no sistema de registro eletrônico.
• Classificar e distribuir correspondência prontamente às agências apropriadas da ONU.
• Garantir a confidencialidade e o tratamento adequado de toda a correspondência sensível.
Outros:
• Executar quaisquer outras tarefas que possam ser solicitadas periodicamente pelo supervisor.
Competências
Núcleo
Alcançar Resultados:
NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes e entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo.
Pense de forma inovadora:
NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, solucionador pragmático de problemas e faz melhorias.
Aprenda continuamente:
NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.
Adapte-se com Agilidade:
NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida construtivamente com ambiguidade/incerteza e é flexível.
Agir com Determinação:
NÍVEL 1: Demonstra motivação e determinação, é capaz de entregar resultados com calma diante da adversidade e é confiante.
Envolva-se e faça parceria:
NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos.
Permitir diversidade e inclusão:
NÍVEL 1: Apreciar/respeitar as diferenças, estar ciente do preconceito inconsciente, enfrentar a discriminação.
Competências multifuncionais e técnicas
Comunicação
Capacidade de comunicar de forma clara, concisa e inequívoca, tanto através da comunicação escrita como verbal; adaptar mensagens e escolher métodos de comunicação dependendo do público.
Capacidade de gerenciar comunicações interna e externamente, por meio de mídia, mídias sociais e outros canais apropriados.
Satisfação do cliente
Capacidade de responder de forma oportuna e adequada com senso de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e/ou soluções oportunos e de qualidade para atender e compreender as reais necessidades dos clientes.
Satisfação do cliente
Procure maneiras de agregar valor além das solicitações imediatas dos clientes. Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente.
Gestão de Documentos e Registros
Gestão geral de documentos (fixos ou eletrônicos); política de registro e retenção, incluindo armazenamento e arquivamento.
Habilidades e experiência necessárias
Educação:
• Ensino secundário ou bacharelado em administração de empresas, administração pública, gestão ou outras ciências sociais relacionadas
Experiência:
• Mínimo de 4 anos (com ensino secundário) ou 1 ano (com licenciatura) de experiência em apoio administrativo/trabalho administrativo, recepcionista, telefonista ou outro trabalho semelhante que envolva interação com o público.
• Experiência em fornecer suporte administrativo, assistência de escritório e serviços administrativos em um ambiente profissional.
• Experiência em gerenciamento e manuseio de correspondência.
• Experiência na gestão de recepção ou front office, garantindo um ambiente acolhedor e voltado para o cliente.
• Experiência em comunicação clara com públicos diversos, incluindo parceiros externos, prestadores de serviços e partes interessadas.
• Experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório padrão (MS Word, Excel, etc.).
• A experiência com sistemas de gestão baseados na web é uma vantagem.
• Demonstra boas habilidades de comunicação oral e escrita.
• Concentra-se nos resultados para os clientes e responde positivamente ao feedback.
• Aborda consistentemente o trabalho com energia e uma atitude positiva e construtiva.
• Fortes competências interpessoais e capacidade de estabelecer e manter relações eficazes com pessoas num ambiente multicultural com sensibilidade e respeito pela diversidade.
• Demonstra abertura à mudança e capacidade de gerir complexidades
• Responde positivamente ao feedback crítico e aos diferentes pontos de vista
• Permanece calmo, no controle e bem-humorado mesmo sob pressão
Idioma(s) obrigatório:
• Bom conhecimento prático de inglês, tanto escrito quanto verbal.
• Fluência em português, tanto escrito quanto verbal.
Igualdade de oportunidades
Como empregador que oferece oportunidades iguais, o PNUD valoriza a diversidade como uma expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a se candidatarem a cargos na organização. Nossas decisões de emprego são baseadas no mérito e na adequação à função, sem discriminação.
O PNUD também está empenhado em criar um local de trabalho inclusivo onde todo o pessoal tenha o poder de contribuir para a nossa missão, seja valorizado, possa prosperar e beneficiar de oportunidades de carreira abertas a todos.
Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade
O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, passam por verificações relevantes e espera-se que cumpram os respectivos padrões e princípios.
Direito de selecionar vários candidatos
O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos a partir deste anúncio de vaga. Também poderemos reter candidaturas e considerar candidatos que se candidatem a este cargo para outros cargos semelhantes no PNUD no mesmo nível de escolaridade e com descrição de cargo, experiência e requisitos educacionais semelhantes.
Alerta de fraude
O PNUD não cobra nenhuma taxa em nenhuma fase do seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.
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