RECRUTAMENTO
Empresa: Standard Bank Angola
Estamos a recrutar uma Secretária Executiva.
Descrição do trabalho
Apoiar proactivamente os administradores executivos, na coordenação operacional diária e na administração do seu portfólio de atividades. Isto inclui a responsabilidade de monitorar, coordenar, administrar e informar sobre todos os projetos executivos e assuntos relacionados com os administrativos executivos, bem como as rotinas supervisionadas e ocupadas.
Gestão do trabalho diário
- Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos. Essencialmente é da sua responsabilidade administrar o calendário dos administradores executivos;
- Coordenar a marcação, cancelamento e reagendamento de reuniões;
- Preencher e enviar formulários de despesas e viagens;
- Prestar apoio na preparação de documentos, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos;
- Imprimir, responder e reagir a e-mails de forma rápida e eficiente;
- Sempre que urgente e necessário, acompanhado de pedidos ou emails;
- Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou faturas;
- Obter as autorizações necessárias e garantir pagamentos atempados;
- Manter atualizado um plano de férias;
- Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês);
- Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando necessário;
- Marcação e agendamento de voos, conferências, workshops, motoristas, transportes ou outros eventos;
- Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens dos Administradores Executivos;
- Analisar jornais diários, revistas e outras informações identificando os temas ou artigos mais relevantes para o Banco;
- Recolher e manter informação atualizada sobre o Mercado local e a concorrência;
- Gestão dos gabinetes dos administradores executivos de forma profissional, eficaz e eficiente;
Arquivo e correspondência
- Preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e documentos outros. Os documentos devem ser todos arquivados e gravados de forma organizada;
- Garantir que o arquivo da correspondência seja mantido e atualizado;
- Solicitador estacionário;
- Execução de tarefas pessoais para o incluir pagamento de faturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias;
- Garantir que toda a informação relevante é comunicada a toda a equipa sempre que solicitado;
- Criar e manter uma relação de trabalho saudável e construtiva com todos os stakeholders relevantes, internos e externos;
- Gerir e manter excelentes relações com os assistentes executivos dos Executivos de clientes chave, membros do Governo ou reguladores Desenvolvimento de outros membros da equipa – outras secretárias, recepcionistas, assistentes administrativos, através da partilha de conhecimentos;
- Arquivo digital, criação de pastas e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para os Comités do Banco em que o responsável do CIB tem que participar;
- Manutenção e gestão de pasta com os cartões-de-visita de clientes e contactos, devidamente arquivados no Outlook Contacts dos administradores executivos;
Comunicação
- Triagem das chamadas telefónicas ou visitas para determinar a espiritual da chamada ou visita e se possível resolver o pedido encaminhando para o stakeholder certo ou fazendo o research necessário para resolver o tema;
- Compor e-mails a um nível de síntese e informação que fomentem um atendimento eficiente e a melhor gestão de tempo como necessário;
- Gerir e organizar uma agenda e as viagens para garantir que não haja duplicações que possam afetar a ocupação da imagem dos administradores
Qualidade de serviço
- Colocar o cliente no centro de tudo o que faz: todos os dias, em todas as atividades e em todas as decisões;
- Ser útil, adicionar valor: Ouvir e compreender a necessidade do cliente; identificar e sugerir a solução adequada, canal alternativo ou serviço;
- Ser proativo e ajudar os clientes com boas práticas;
- Facilitar o cliente: ajuda nos processos, documentos e formulários;
- Comunicar, ser transparente:
- Manter os clientes informados, regularmente;
- Ser acessível, cortês e fornecer informações corretas e concluídas;
- Cumprir e manter as promessas feitas:
- Ter conhecimento e estar atualizado sobre os novos requisitos, procedimentos e práticas relevantes;
- Facilitador o cliente: Gerir as suas expectativas em relação aos processos, documentos e requisitos;
- Resolver as solicitações do cliente e dar sempre feedback atempadamente;
- Fazer as coisas sempre bem e com sentido de urgência:
- Atender todas as necessidades do cliente de forma precisa e com qualidade;
- Apresentar e enviar documentos com qualidade e assegurar que seguem os processos e procedimentos corretos e com urgência;
Competências Comportamentais
- Seguir os procedimentos
- Atenção aos detalhes
- Documentar factos
- Compreender as pessoas
- Comunicação
- Confidencialidade
Competências Técnicas
- Registo e Gestão de Arquivo
- Comunicação Escrita
- Gestão diária das atividades
- Gestão de correspondência
Qualificações mínimas:
- Licenciatura
- Inglês
Informações adicionais
- 1 a 2 anos de Experiência na Banca
- 1 a 2 anos de Experiência de Secretariado
PROCESSO DE CANDIDATURA
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