Secretária Executiva Bilíngue

Assegurar o apoio administrativo e logístico à Direcção, garantindo a organização da agenda, o controlo da documentação, a comunicação institucional e a coordenação de actividades, de forma eficaz, confidencial e profissional.

Atividades:

1. Prestar suporte administrativo ao Director-Geral e ao Board, assegurando a organização e eficácia das actividades diárias da Direcção;

2. Preparar as actas de reuniões, assegurando o seu registo, arquivo e distribuição após validação;

3. Redigir e rever correspondência institucional (memorandos, ofícios, cartas, notas informativas), garantindo a padronização e qualidade;

4. Coordenar a preparação logística de reuniões e eventos da Direcção-Geral e do Board, incluindo convocatórias, materiais de apoio e suporte presencial ou remoto;

5. Acolher e encaminhar visitantes institucionais (clientes, parceiros, fornecedores), assegurando um atendimento profissional e alinhado com a cultura da TIS;

6. Manter o arquivo físico e digital da Direcção-Geral devidamente actualizado e organizado, garantindo fácil acesso e confidencialidade;

7. Assegurar o contacto e comunicação eficaz com interlocutores internos e externos, em português e inglês, por via oral ou escrita; 8. Supervisionar a recepção e distribuição de correspondência oficial destinada à Direcção-Geral e ao Board;

9. Gerir e optimizar as agendas institucionais, coordenando reuniões, compromissos e viagens nacionais e internacionais;

10. Gerir solicitações administrativas e logísticas junto de outras áreas da empresa (manutenção, TI, compras, etc.);

11. Apoiar o Director-Geral na preparação de apresentações, relatórios e documentos institucionais;

12. Garantir a confidencialidade da informação institucional a que tenha acesso no exercício das suas funções;

13. Colaborar com outras áreas da empresa sempre que necessário, facilitando o fluxo de comunicação e o cumprimento de prazos;

14. Exercer outras tarefas compatíveis com a função, sempre que solicitadas pelo Director-Geral ou pelo Board.

Requisitos obrigatórios:

➢ Formação Superior em Gestão ou áreas similares ou experiência equivalente;

➢ Experiência comprovada em Secretariado Executivo;

➢ Domínio da língua inglesa, com fluência escrita e verbal;

➢ Domínio do pacote Office: Word, Excel, Power Point;

➢ Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.

Desejável:

➢ Conhecimentos gerais da Norma ISO 9001;

➢ Conhecimentos em software de gestão documental e em processos de arquivo;

➢ Habilidades para elaborar ofícios, actas, memoranduns e despachos