RECRUTAMENTO
A Promed é líder em soluções abrangentes de saúde para países desenvolvidos e em desenvolvimento. Oferece projetos de saúde prontos para uso, eficientes e escaláveis, de última geração, tanto para o setor público quanto para o privado, nos níveis nacional, regional e local. Como parte do Grupo Mitrelli, a Promed beneficia de anos de experiência na concepção e implementação de projectos de infra-estruturas chave na mão de grande escala para governos, autoridades locais e clientes privados em todo o mundo.
Atualmente, estamos buscando um Assistente Administrativo/Executivo Sênior qualificado que será responsável por gerenciar calendários, lidar com correspondência por e-mail, agendar compromissos e reuniões e garantir o bom funcionamento dos executivos em um negócio próspero e movimentado. A capacidade de priorizar tarefas, exercer discrição e manter a confidencialidade é essencial nesta função.
Responsabilidades:
- Gerenciamento de agenda: Gerencie e mantenha com eficácia os calendários dos executivos, garantindo agendamento e coordenação precisos de compromissos, reuniões e eventos.
- Gerenciamento de e-mail: Gerencie e-mails recebidos e enviados em nome dos executivos, priorizando mensagens, respondendo a consultas de rotina, redigindo correspondência e gerenciando ações de acompanhamento.
- Agendamento: Coordene e agende compromissos, reuniões e teleconferências, garantindo o uso ideal do tempo dos executivos e a alocação eficiente de recursos.
- Priorização e filtragem: Revise e avalie as comunicações recebidas, incluindo e-mails, memorandos e outras correspondências, para identificar assuntos urgentes e relevantes que requerem a atenção dos executivos.
- Filtre informações não essenciais e redirecione ou delegue tarefas conforme necessário.
- Organização de viagens: Auxiliar na organização de viagens para executivos, incluindo reservas de voos, acomodações em hotéis, transporte e itinerários, garantindo uma logística de viagem tranquila.
- Gerenciamento de documentos: prepare, revise e edite documentos, relatórios, apresentações e outros materiais conforme necessário. Manter sistemas de arquivamento eletrônicos e físicos organizados.
- Apoio a reuniões: Coordenar e preparar materiais para reuniões, incluindo agendas, apresentações e documentos de apoio. Participe de reuniões, registre atas e acompanhe os itens de ação conforme necessário.
- Contato de comunicação: Servir como principal ponto de contato para partes interessadas internas e externas, selecionando ligações e dúvidas e fornecendo informações ou redirecionando para a pessoa ou departamento apropriado.
- Gerenciamento de escritório: auxiliar nas tarefas gerais de gerenciamento de escritório, como solicitar suprimentos, gerenciar equipamentos de escritório, coordenar solicitações de manutenção e manter um ambiente de escritório organizado e eficiente.
- Confidencialidade: Lidar com informações sensíveis e confidenciais com a máxima discrição, garantindo que as salvaguardas e protocolos adequados sejam seguidos.
Requisitos:
- Mínimo de 5 anos de experiência comprovada como assistente executivo ou em função administrativa semelhante.
- Habilidades excepcionais de organização e gerenciamento de tempo, com capacidade de priorizar tarefas de forma eficaz.
- Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal, com alto nível de profissionalismo.
- Atenção aos detalhes e precisão na produção do trabalho.
- Capacidade de lidar com vários projetos simultaneamente e cumprir prazos.
- Fortes habilidades interpessoais, com capacidade de construir relacionamentos com diversos stakeholders.
- Discrição e integridade no tratamento de informações confidenciais.
- Flexibilidade e adaptabilidade em um ambiente de trabalho dinâmico e de ritmo acelerado.
- Proficiente no uso de software de produtividade de escritório – Excel e Word (os candidatos serão testados).
- Deve estar disponível para viajar para as províncias.
- Fluente em Português falado e escrito e avançado em Inglês também falado e escrito.
PROCESSO DE CANDIDATURA
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