RECRUTAMENTO
SUEZ Internacional, S.A., com Sede no Edifício Mui Boma, Condomínio Malumuka, Porta 201, Via Prémio Dubai AL 19, Talatona, Luanda-Angola. pretende recrutar uma Secretária para reforçar o seu quadro.
Descrição do trabalho
Apoiar proactivamente a Direcção na coordenação operacional diária e na administração do seu portfólio de atividades. Isto inclui a responsabilidade de monitorar, coordenar, administrar e informar sobre todos assuntos relacionados com a Direcção, bem como as rotinas supervisionadas e ocupadas.
Gestão do trabalho diário
- Prestar apoio na preparação de documentos, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos;
- Imprimir, responder e reagir a e-mails de forma rápida e eficiente. Sempre que urgente e necessário, acompanhado de pedidos ou emails;
- Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês/Francês);
- Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando necessário;
- Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens dos Directores;
Arquivo e correspondência
- Preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e documentos outros. Os documentos devem ser todos arquivados e gravados de forma organizada;
- Garantir que o arquivo da correspondência seja mantido e atualizado;
- Execução de tarefas pessoais para o incluir pagamento de faturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias;
- Garantir que toda a informação relevante é comunicada a toda a equipa sempre que solicitado;
- Arquivo digital, criação de pastas e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para as reuniões com os clientes;
- Compor e-mails a um nível de síntese e informação que fomentem um atendimento eficiente e a melhor gestão de tempo como necessário;
- Gerir e organizar uma agenda e as viagens para garantir que não haja duplicações que possam afetar a ocupação da imagem dos Directores.
Qualidade de serviço
- Ser útil, adicionar valor: Ouvir e compreender a necessidade dos Directores; identificar e sugerir a solução adequada, canal alternativo ou serviço;
- Ser proativo e ajudar os Directores com boas práticas;
- Facilitar: ajuda nos processos, documentos e formulários;
- Comunicar, ser transparente:
- Manter os Directores informados, regularmente;
- Ser acessível, cortês e fornecer informações corretas e concluídas;
- Cumprir e manter as promessas feitas;
- Ter conhecimento e estar atualizado sobre os novos requisitos, procedimentos e práticas relevantes;
- Facilitador: Gerir as suas expectativas em relação aos processos, documentos e requisitos;
- Resolver as solicitações dos Directores e dar sempre feedback atempadamente;
- Fazer as coisas sempre bem e com sentido de urgência:
- Atender todas as solicitações de forma precisa e com qualidade;
- Apresentar e enviar documentos com qualidade e assegurar que seguem os processos e procedimentos corretos e com urgência;
Competências Comportamentais
- Seguir os procedimentos
- Atenção aos detalhes
- Documentar factos
- Compreender as pessoas
- Comunicação
- Confidencialidade
Competências Técnicas
- Registo e Gestão de Arquivo
- Comunicação Escrita
- Gestão diária das atividades
- Gestão de correspondência
Qualificações mínimas:
- Licenciatura
- Inglês/Francês (Francês preferencialmente)
Informações adicionais
- 2 a 4 anos de Experiência de Secretariado
PROCESSO DE CANDIDATURA
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