RECRUTAMENTO
Secretária Executiva
Sumário da função
– Assessorar, gerindo informações, auxiliando na execução de tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos.
– Controlar documentos e correspondências.
– Atender utilizadores externos e internos; organizar eventos e viagens e prestar serviços em idiomas estrangeiros.
– Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
Descrição da função:
- Assessorar a direcção: administrar agenda pessoal das direções; despachar documentos; recolher assinaturas; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefónicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir a direção em reuniões e secretariar reuniões.
- Atender pessoas: fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefónicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e utilizadores diferenciados.
- Elaborar documentos: redigir ofícios, memorandos, cartas; convocações, actas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, tabelas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.
- Controlar correspondência: receber, controlar, triar, destinar, registar e protocolar correspondência e correspondência eletrónica (e-mail).
- Organizar eventos e viagens: estruturar o evento; fazer check-list; enviar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento.
- Arquivar documentos: identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.
- Utilizar recursos de Informática.
- Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.
Requisitos:
- Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou Letras;
- Inglês avançado — será necessário atender ligações internacionais;
- Experiência prévia como assistente executivo(a) e/ou assistente administrativo(a);
- Bons conhecimentos em Excel, Word e Outlook Calendar;
- Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal;
- Capacidade de lidar com diversas tarefas simultâneas;
- Agilidade para resolução de conflitos de agendas;
PROCESSO DE CANDIDATURA
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